സമന്വയ അപ്ഡേറ്റുകള്‍

സമന്വയയില്‍ പുതുതായി വന്ന ചില അപ്ഡേറ്റുകളെ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നു.

1.ഇന്‍ബോക്സില്‍ ഓരോ തരത്തിലുമുള്ള ഫയലുകള്‍ എത്രയെണ്ണം ഉണ്ട് എന്ന കൗണ്ട് കാണിക്കും.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.Q.R.Code

നിയമനം അംഗീകരിച്ച ഉത്തരവില്‍ ഒരു ക്യൂ.ആര്‍.കോഡ് ഉണ്ടായിരിക്കും. ഈ കോഡ് സ്കാന്‍ ചെയ്താല്‍ ഒറിജിനല്‍ ഉത്തരവ് ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ഈ കോഡ് സ്കാന്‍ ചെയ്താല്‍ ഒറിജിനല്‍ ഉത്തരവ് ആര്‍ക്കും എടുക്കാം. ഈ സംവിധാനം വരുന്നതിനുമുമ്പ് ഉണ്ടാക്കിയ ഉത്തരവുകളില്‍ ഒരു കോഡ് നമ്പര്‍ വന്നിട്ടുണ്ട്. ഇത് ഓതന്റിക്കേഷന്‍ ഉറപ്പിക്കുന്നതിനാണ്.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.സമന്വയ സെന്‍സ്

സമന്വയയില്‍ നോട്ട് എടുക്കുമ്പോള്‍ പുതിയ ഒരു ഓപ്ഷന്‍ വന്നിട്ടുണ്ട്. ഇതാണ് സമന്വയ സെന്‍സ്.ഇതിന്റെ ഉപയോഗം എന്താണ് എന്ന് നോക്കാം.

1.മുമ്പ് എഴുതിയ ഒരു നോട്ട് കോപ്പി ചെയ്യണമെങ്കില്‍ അതിന്റെ നേരെ കാണുന്ന സെന്‍സ് ചിഹ്നത്തില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം. അപ്പോള്‍ ആ നോട്ട് കോപ്പി ചെയ്ത് ഒരു വിന്‍ഡോയില്‍ വരും. 

2.പുതിയ നോട്ടാണ് എങ്കില്‍ ന്യൂ സെന്‍സ് എടുത്താല്‍ മതിയാകും.ഈ നോട്ട് വിന്‍ഡോ അവിടെ ലൈവായി നിര്‍ത്തിക്കൊണ്ടുതന്നെ നമുക്ക് മറ്റൊരു അറ്റാച്ച്മെന്റ് പരിശോധിക്കുകയോ മറ്റോ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. സെന്‍സ് ഓഫായി പോകില്ല.

3.ഇങ്ങനെ തയ്യാറാക്കിയ സെന്‍സ് നോട്ടിന്റെ ഏറ്റവും താഴെ കോപ്പി ടു ക്ലിപ്പ് ബോര്‍ഡ് എന്ന ചിഹ്നമുണ്ട്. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് കോപ്പി ചെയ്ത് എവിടേയും പേസ്റ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

4.ഭാവിയില്‍ കൂടുതല്‍ ഉപയോഗങ്ങള്‍ വരുന്നതാണ്.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4.ഓട്ടോമാറ്റിക്ക് നോട്ട്

ഒരു ഫയലില്‍ ഒരു അറ്റാച്ച്മെന്റ് പുതുതായി ചേര്‍ക്കുകയോ, ഡ്രാഫ്റ്റ് അംഗീകരിക്കുകയോ ചെയ്താല്‍ അപ്പോള്‍ തന്നെ ഒരു ഓട്ടോമാറ്റിക്ക് നോട്ട് വരുന്നതാണ്.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

5.റിപ്പോസിറ്ററി

സമന്വയയില്‍ ധാരാളമായി ഉത്തരവുകളും സര്‍ക്കുലറുകളും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യേണ്ടി വരാറുണ്ട്. ചിലപ്പോള്‍ ഒരു സ്കൂളിലെ കുറെ നിയമന പ്രൊപ്പോസലുകള്‍ ഒരു പ്രത്യേക ഉത്തരവിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ പരിഗണിക്കേണ്ടതായി വരാം. അതുപോലെത്തന്നെ ഏതെങ്കിലും ഒരു സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് എല്ലാ നിയമന ഫയലിലും വെവ്വേറെ അറ്റാച്ച് ചെയ്യേണ്ടതായും വരും. ഇതിനൊരു പരിഹാരമാണ് റിപ്പോസിറ്ററി. 2 തരത്തിലുള്ള റിപ്പോസിറ്ററിയാണുള്ളത്. 1.സ്റ്റേറ്റ് റിപ്പോസിറ്ററിയും 2.ഓഫീസ് റിപ്പോസിറ്ററിയും. ഇതില്‍ സ്റ്റേറ്റ് റിപ്പോസിറ്ററിയിലേക്കുള്ള ജനറല്‍ ഉത്തരവുകള്‍ സ്റ്റേറ്റ് അഡ്മിന്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നതാണ്.ഓഫീസ് റിപ്പോസിറ്ററി അതാത് ഓഫീസില്‍ തന്നെ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

1.സമന്വയ ലോഗിന്‍ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ ഹോം പേജില്‍ Attachment Repository എന്ന് ലിങ്ക് കാണാം.

ഈ ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇവിടെ 2 ഓപ്ഷന്‍ ഉണ്ട്. 1.സ്റ്റേറ്റ് റിപ്പോസിറ്ററിയില്‍ നിന്നും ഒരു ഫയല്‍ ഓഫീസ് റിപ്പോസിറ്ററിയിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിനും 2 പുതിയ ഫയല്‍ ഓഫീസ് റിപ്പോസിറ്ററിയില്‍ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനും.

Attachment from the central repository ? 

എന്നതിനുനേരെ യെസ്/ നോ ഓപ്ഷന്‍ ഉണ്ട്. യെസ് കൊടുത്താല്‍ സ്റ്റേറ്റ് റിപ്പോസിറ്ററിയിലെ ഫയലുകള്‍ സെര്‍ച്ച് ചെയ്യാന്‍ കഴിയും.

ഏതെങ്കിലും ചില അക്ഷരങ്ങള്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്യുുമ്പോള്‍ തന്നെ ഗൂഗിളിലെപ്പോലെ ഡോക്യുമെന്റ് പേരുകള്‍ വരികയും അവ സെലക്റ്റ് ചെയ്യുകയുമാകാം.

വരുന്ന ഫയലിന്റെ ഒരു പ്രിവ്യൂ കാണുകയും ചെയ്യും.

ഇനി ഈ ഫയലിനെ പുതിയ ഒരു Title,Description ചേര്‍ത്ത് ഓഫീസ് റിപ്പോസിറ്ററിയിലേക്ക് ചേര്‍ക്കാം.

ഇതു പോലെത്തന്നെ ഓ ഓഫീസില്‍ മാത്രമായി ആവശ്യമുള്ള ഫയലുകളെ Attachment from the central repository ? നോ കൊടുത്ത് പുതിയ ഫയല്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാം.

ഇങ്ങനെ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തവ ഇടത് ഭാഗത്ത് കാണിക്കും.

ഇനി ഈ ഫയലുകള്‍ എങ്ങിനെ സമന്വയ ഫയലുമായി അറ്റാച്ച് ചെയ്യാമെന്ന് നോക്കാം,

പഴയതുപോലെത്തന്നെ അറ്റാച്ച്മെന്റ് ടൈല്‍ എടുത്ത് ന്യൂ അറ്റാച്ച്മെന്റ് എടുക്കുക.

ഇവിടെ പുതുതായി Tag an attachment from Repository ?എന്ന ഭാഗം വന്നിട്ടുണ്ട്. ഇതില്‍ യെസ് കൊടുത്താല്‍

State/Office Repository യില്‍ നിന്നാണോ അറ്റാച്ച് ചെയ്യുന്നത് എന്ന് തെരഞ്ഞെടുക്കുക.തുടര്‍ന്ന് ഫയല്‍ തെരഞ്ഞ് സേവ് ചെയ്യുക.

ഇനി നോ കൊടുത്താല്‍ പഴയതുപോലെത്തന്നെ പുതിയ ഒരു അറ്റാച്ച്മെന്റ് ചെര്‍ക്കാനും കഴിയും.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6.റെഫറന്‍സ് ഫയല്‍

ദിവസവേതനാടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള നിയമനഫയലുകള്‍ റിട്ടേണ്‍ ചെയ്തത് പിന്നീട് റീ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ മുമ്പ് റിട്ടേണ്‍ ചെയ്ത ഫയല്‍ റെഫറന്‍സ് ഫയല്‍ ആയി കാണിക്കും.മാത്രമല്ല, ഏതെങ്കിലും ഒരു നിയമനഫയല്‍ (അവസാനിപ്പിച്ചത്) നിലവിലുള്ള മറ്റൊരു ഫയലിന്റെ റഫറന്‍സ് ആക്കാനുമാകും.ദിവസവേതനത്തിലല്ലാത്ത മറ്റ് റഗുലര്‍ നിയമനഫയലുകള്‍ക്കും ഈ സൗകര്യം ഉടനെ ലഭ്യമാകും.

ഇവിടെ ഈ റഫറന്‍സ് ഫയലില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ പുതിയ ടാബില്‍ ഈ പഴയ പയല്‍ കാണാം

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

7.Draft Approval as Proceedings

ഇതുവരെ ഡ്രാഫ്റ്റ് ഓഫീസര്‍ അംഗീകരിക്കുമ്പോള്‍ ആദ്യം അത് ഫെയര്‍ ആക്കിമാറ്റുകയും പിന്നീട് വീണ്ടും ഫെയര്‍ എടുത്ത് പ്രൊസീഡിങ്സ് ആക്കുകയും വേണമായിരുന്നു. ഇപ്പോള്‍ അത് ഉറപ്പായും പ്രൊസീഡിങ്സ് ആക്കാവുന്നതാണെങ്കില്‍ ഫെയര്‍ ആക്കാതെത്തന്നെ പ്രൊസീഡിങ്സ് ആക്കാവുന്നതാണ്.

ഈ ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് ഇട്ട് സേവ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഫെയര്‍ ആകാതെത്തന്നെ പ്രൊസീഡിങ്സ് ആകുന്നതാണ്.

ഫയല്‍ നേരെ സെക്ഷനിലേക്ക് പോകുന്നതാണ്.

[This will save it as proceedings and file will be moved to section]

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

8.Full Additional Charge

നിലവില്‍ പല ഉദ്യോഗസ്ഥരും ഒന്നിലധികം ചാര്‍ജ് വഹിക്കുന്നുണ്ട്.ഇതിന് പെന്‍ നമ്പറിനോടുകൂടി ചില അക്കങ്ങള്‍ ചേര്‍ത്താണ് യൂസര്‍ ഐഡി ഉണ്ടാക്കുന്നത്. എന്നാല്‍ എല്ലാ ചാര്‍ജുകളും ഒരേ ലോഗിനില്‍ നിന്നുതന്നെ സ്വിച്ച് ചെയ്ത് കാണാവുന്നരീതി വന്നിട്ടുണ്ട്.എല്ലാ ഡെസിഗ്നേഷനുകളും ചേര്‍ത്തുവരുന്നതേയുള്ളൂൂ.‌‌

ഒരാള്‍ക്ക് ഒന്നിലധികം പോസ്റ്റില്‍ ചാര്‍ജ് വഹിക്കേണ്ടിവരുമ്പോള്‍ സമന്വയയലില്‍ ലോഗന്‍ ചെയ്തുകയറുമ്പോള്‍ വലതുഭാഗത്ത് മുകളിലായി പേര് കാണിക്കുന്ന ഭാഗത്ത് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ സ്വിച്ച് എക്കൗണ്ട് എന്ന ഓപ്ഷന്‍ ലഭ്യമാകും.ഇങ്ങനെ സ്വിച്ച് ചെയ്ത് ചാര്‍ജുള്ള മറ്റ് ഓഫീസിലെ ഫയലുകള്‍ കാണാവുന്നതാണ്.

 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

9.SAMANWAYA WATERMARK IN ATTACHMENTS

സമന്വയയില്‍ അറ്റാച്ച് ചെയതതോ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തതോ ആയ ഏത് ഫയലും ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്താല്‍ സമന്വയ എന്ന വാട്ടര്‍മാര്‍ക്ക് ഉണ്ടായിരിക്കും.

10.അപ്പീല്‍ റിമാര്‍ക്സ് ഫയലില്‍ പുള്‍ ബാക്ക് ഓപ്ഷന്‍ വന്നിട്ടുണ്ട്