സമന്വയ ഐ.ഒ.സി-I.O.C-Inter Office Communication
എന്താണ് സമന്വയയിലെ പുതിയ സംവിധാനമായ ഐ.ഒ.സി. എന്ന് ഇവിടെ പരിചയപ്പെ‌ടാം
ഏത് ഓഫീസില്‍ നിന്നും ഏത് ഓഫീസിലേക്കും (വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പിനു കീഴിലെ എ.ഇ.ഒ/ഡി.ഇ.ഒ/ഡി.ഡി.ഇ) കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ അയക്കുന്നതിനും ആയതിന് മറുപടി നല്‍കുന്നതിനും ആയുള്ള സംവിധാനമാണ് ഐ.ഒ.സി.
ചെയ്തു നോക്കാം.
ഒരു ഡി.ഇ.ഒ.യുടെ ലോഗിന്‍ തുറക്കുന്നു. അവിടെ I.O.C എന്ന ലിങ്ക് കാണാം
ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നു.
Start an IOC എന്ന വലതു ഭാഗത്തെ ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
I.O.C ക്ക് ഒരു പേരും ഒരു ഡിസ്ക്രിപ്ഷനും നല്‍കണം
എന്നിട്ട് സേവ് ചെയ്യുക.
ഇത് ഓഫീസര്‍ക്ക് മാത്രമല്ല, ആര്‍ക്കും തുടങ്ങാം
ക്ലര്‍ക്കിന്റെ ലോഗിനിലും I.O.C ലിങ്കുണ്ട്. ഇതേ രീതിയില്‍ തന്നെ I.O.Cതുടങ്ങുക
ഓഫീസറാണ് തുടങ്ങുന്നതെങ്കില്‍ ഫോര്‍വേഡു ചെയ്യുക .സെക്ഷനിലേക്ക്
ക്ലര്‍ക്കിനെ സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുക
ഓഫീസറുടെ ജോലി താല്‍ക്കാലികമായി അവസാനിച്ചു. ഇനി ക്ലര്‍ക്കിന്റെ ലോഗിനില്‍ ഈ I.O.C കാണാം
ഇവിടെ
2 I.O.C കാണുന്നത്. ഒന്ന് ക്ലര്‍ക്ക് തുടങ്ങിയതാണ്. അത് വേണമെങ്കില്‍
ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാം. I.O.C തയ്യാറാക്കാനായി ആക്ഷനില്‍ വ്യൂ ചെയ്യുക
I.O.Cക്ക്
2 ഭാഗങ്ങളാണുള്ളത്. ഇടതാ ഭാഗത്ത് I.O.C തയ്യാറാക്കുന്നതിനും വലത് ഭാഗത്ത്
അതിന്റെ നോട്ട് എഴുതുന്നതിനും. ഇടത് ഭാഗത്ത് ന്യൂ മെസേജ് എടുത്ത് മെസേജ്
തയ്യാറാക്കുക. കത്തിന്റെ രൂപത്തില്‍ വിഷയം മാത്രം തയ്യാറാക്കിയാല്‍
മതിയാകും.
ഇതിനായി
വേഡ് പോലുള്ള ഒരു എഡിറ്റര്‍ വരും. ഇതിന്റെ മുകള്‍ ഭാഗത്തുള്ള
ഫോര്‍മാറ്റിങ്ങ് ഐക്കണുകളില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അത് എന്തിന്
ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് കാണാം. ഇവ ഉപയോഗിച്ച് ഫോര്‍മാറ്റ് ചെയ്ത് കത്ത്
തയ്യാറാക്കുക
സേവ് ചെയ്യുക.
താഴെ
എത്ര അറ്റാച്ച്മെന്റ് വേണമെങ്കിലും ചേര്‍ക്കാം(പി.ഡി.എഫ്. -ഓരോ
അറ്റാച്ച്മെന്റും 5 എം.ബിവീതം) ചേര്‍ത്തത് അപ്പോള്‍ത്തന്നെ റിമൂവ്
ചെയ്യുകയുമാകാം
ഇനി അയക്കാനുള്ള ഓഫീസുകള്‍ സെലക്റ്റ് ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.
അവിടെ ഡി.ഡി.ഇ/ഡി.ഇ.ഒ/എ.ഇഒ/സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക.വലതുഭാഗത്ത് ടൈപ്പ് ചെയ്താല്‍ ഓഫീസ് വരും
സേവ് ചെയ്ത് നോട്ട് എടുത്ത് പുതിയ നോട്ട് എഴുതുക
ഇനി ഓഫീസര്‍ക്ക് കത്ത് അംഗീകരിക്കുന്നതിനായി സൂപ്രണ്ട്/പി.എ വഴി ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുക.
ഇവിടെ എഡിറ്റിങ്ങ് സാദ്ധ്യമാണ്.
ഓഫീസറുടെ ലോഗിന്‍ തുറന്ന് ഇനി ഈ I.O.C അംഗീകരിക്കണം.
ലോഗിനില്‍ വ്യൂ ചെയ്യുക
ആവശ്യമായ എഡിറ്റിങ്ങ് നടത്തി താഴെയുള്ള അപ്രൂവ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.കത്ത് അതാത് ഓഫീസിലേക്ക് പോയിരിക്കും
ഈ കത്ത് അംഗീകരിച്ചതായി പുതിയ ഒരു നോട്ട് വരും.
ഇനി കത്ത് കിട്ടിയ ഓഫീസറുടെ ലോഗിന്‍ നോക്കാം
അവിടെ I.O.C എടുത്താല്‍ പുതിയ കത്ത് വന്നതായി കാണാം. അത് അതാത് സെക്ഷനിലേക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുക
സെക്ഷന്‍ ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് I.O.C എടുത്ത് വ്യൂ ചെയ്യുക
താഴെയുള്ള റിപ്ലൈ ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് മറുപടി തയ്യാറാക്കുക
മറുപടി തയ്യാറാക്കി അറ്റാച്ച്മെന്റുണ്ടെങ്കില്‍ ചേര്‍ത്ത് നോട്ടെഴുതി ഓഫീസര്‍ക്ക് യഥാവഴി അയക്കുക
ഇനി ഈ മറുപടി ഓഫീസര്‍ അംഗീകരിക്കണം
അപ്രൂവ് എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.മറുപടി ഏത് ഓഫീസിലേക്കാണോ പോകേണ്ടത് , അവര്‍ക്ക് ലഭിക്കും
മറുപടി നല്‍കി ക്ലോസ് ചെയ്യാവുന്നതാണെങ്കില്‍(ഇനി ഒരു കത്ത് ഇതുമായി വരാനില്ലെങ്കില്‍) ക്ലോസ് ചെയ്യാം
ക്ലോസ് ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി.
ആദ്യം കത്ത് അയച്ച ഓഫീസില്‍ ഇപ്പോള്‍ മറുപടി കിട്ടി.ഇനി വീണ്ടും ഇതില്‍ വ്യക്തത ആവശ്യമാണെങ്കില്‍ അതില്‍തന്നെ റിപ്ലൈ നല്‍കാം.മതിയെങ്കില്‍ ക്ലോസ് ചെയ്യാം
ഇനി ഇങ്ങനെ ക്ലോസ് ചെയ്ത I.O.C ഏത് സമന്വയ ഫയലുമായും ടാഗ് ചെയ്യാം.
ഇതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയല്‍ ഓപന്‍ ചെയ്ത് കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ എന്ന ടൈലില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇവിടെ I.O.C എന്ന സബ് മെനുവില്‍ വലതുഭാഗത്ത് ടാഗ് I.O.C എന്ന് കാണാം
ഇത്ലി ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
I.O.C അവിടെ കാണിക്കും. അതില്‍ ആവശ്യമായ I.O.C സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്യുക
ഇപ്പോള്‍ നോട്ടില്‍ പുതിയ ഓരു നോട്ട് വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അതില്‍ I.O.C ടാഗ് ചെയ്തതായി കാണിക്കും.
ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ I.O.C കാണാം.
എന്താണ് സമന്വയയിലെ പുതിയ സംവിധാനമായ ഐ.ഒ.സി. എന്ന് ഇവിടെ പരിചയപ്പെ‌ടാം
ഏത് ഓഫീസില്‍ നിന്നും ഏത് ഓഫീസിലേക്കും (വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പിനു കീഴിലെ എ.ഇ.ഒ/ഡി.ഇ.ഒ/ഡി.ഡി.ഇ) കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ അയക്കുന്നതിനും ആയതിന് മറുപടി നല്‍കുന്നതിനും ആയുള്ള സംവിധാനമാണ് ഐ.ഒ.സി.
ചെയ്തു നോക്കാം.
ഒരു ഡി.ഇ.ഒ.യുടെ ലോഗിന്‍ തുറക്കുന്നു. അവിടെ I.O.C എന്ന ലിങ്ക് കാണാം
ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുന്നു.
ഇത് ഓഫീസര്‍ക്ക് മാത്രമല്ല, ആര്‍ക്കും തുടങ്ങാം
ക്ലര്‍ക്കിന്റെ ലോഗിനിലും I.O.C ലിങ്കുണ്ട്. ഇതേ രീതിയില്‍ തന്നെ I.O.Cതുടങ്ങുക
ഇനി അയക്കാനുള്ള ഓഫീസുകള്‍ സെലക്റ്റ് ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.
ഇവിടെ എഡിറ്റിങ്ങ് സാദ്ധ്യമാണ്.
ഇനി കത്ത് കിട്ടിയ ഓഫീസറുടെ ലോഗിന്‍ നോക്കാം
ക്ലോസ് ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ മതി.
ആദ്യം കത്ത് അയച്ച ഓഫീസില്‍ ഇപ്പോള്‍ മറുപടി കിട്ടി.ഇനി വീണ്ടും ഇതില്‍ വ്യക്തത ആവശ്യമാണെങ്കില്‍ അതില്‍തന്നെ റിപ്ലൈ നല്‍കാം.മതിയെങ്കില്‍ ക്ലോസ് ചെയ്യാം
ഇനി ഇങ്ങനെ ക്ലോസ് ചെയ്ത I.O.C ഏത് സമന്വയ ഫയലുമായും ടാഗ് ചെയ്യാം.
ഇതിനായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയല്‍ ഓപന്‍ ചെയ്ത് കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ എന്ന ടൈലില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇപ്പോള്‍ നോട്ടില്‍ പുതിയ ഓരു നോട്ട് വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അതില്‍ I.O.C ടാഗ് ചെയ്തതായി കാണിക്കും.
