MAINTANANCE GRANT- A HELP FILE

Office Training & Reference Manual

എയ്ഡഡ് സ്കൂളുകളിലെ Maintenance Grant

ഒരു സമഗ്ര Help File (KER Chapter XXVIII അടിസ്ഥാനമാക്കി)

പുതുതായി Maintenance Grant ജോലി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കും സ്കൂൾ അധികൃതർക്കും ഫയൽ സ്വീകരിക്കൽ മുതൽ grant sanction, bill, രേഖാസൂക്ഷിപ്പ്, inspection, adjustment എന്നിവയുടെ അടിസ്ഥാന നടപടിക്രമം മനസ്സിലാക്കാൻ തയ്യാറാക്കിയതാണ് ഈ സഹായക്കുറിപ്പ്. പ്രധാനമായും KER Chapter XXVIII, G.O.(P) No.261/13/G.Edn. dated 27-09-2013 എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് ഇത് രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളത്.

1. Maintenance Grant എന്താണ്?

Aided School-ന്റെ പരിപാലനം, ചെറിയ നിർമ്മാണ/അറ്റകുറ്റപ്പണികൾ, വിദ്യാഭ്യാസോപകരണങ്ങൾ, furniture repair/replacement, office/miscellaneous ചെലവുകൾ, cleaning materials, books/periodicals, water/electric charges തുടങ്ങിയ Rule 3-ൽ പറയുന്ന ആവശ്യങ്ങൾക്കായി Manager-ന് അനുവദിക്കാവുന്ന വാർഷിക ഗ്രാൻ്റാണിത്.

പ്രത്യേക ശ്രദ്ധയ്ക്ക്: 'സ്കൂളിന് ലഭിച്ച പണം' എന്ന പൊതുവായ ധാരണയിൽ തുക ചെലവഴിക്കാൻ പാടില്ല. Rule 3-ലെ admissible purposes പരിശോധിച്ച് മാത്രമേ expenditure കണക്കാക്കാൻ പാടുള്ളൂ.

2. ഓർമ്മിക്കേണ്ട 10 പ്രധാന ചട്ടങ്ങൾ (Golden Rules)

1. പ്രധാന ചട്ടം: KER Chapter XXVIII ആണ് പ്രധാന അടിസ്ഥാന ചട്ടക്കൂട്.

2. അപേക്ഷാ ഫോം: Form 28-ൽ Manager ആണ് അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കേണ്ടത്.

3. തീയതി: Rule 6(i) പ്രകാരം എല്ലാ വർഷവും October 1-ന് മുമ്പായി Educational Officer-ന് സമർപ്പിക്കണം.

4. Form 29: Expenditure statement/declaration അപേക്ഷയ്ക്കൊപ്പം നൽകണം.

5. Audit Certificate: ₹3,500-ൽ കൂടുതലുള്ള grant ലഭിക്കുന്ന സ്കൂളുകൾക്ക് audit certificate നിർബന്ധം [Rule 6(iv)].

6. Upkeep & Orders: സ്കൂളിന്റെ പരിപാലന നിലവാരവും സർക്കാർ ഉത്തരവുകളും പരിഗണിച്ചേ sanction നൽകാവൂ.

7. നിർദ്ദിഷ്ട ചെലവ്: Rule 3-ൽ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾക്ക് മാത്രമേ തുക വിനിയോഗിക്കാവൂ.

8. പ്രത്യേക അക്കൗണ്ട്: സർക്കാർ ഗ്രാന്റിനും മറ്റ് വരുമാനങ്ങൾക്കും പ്രത്യേകം accounts സൂക്ഷിക്കണം.

9. പരിശോധന: Inspection സമയത്ത് വർക്കുകൾ, സ്റ്റോക്ക്, ഫിസിക്കൽ യൂട്ടിലൈസേഷൻ എന്നിവ പരിശോധിക്കും.

10. Adjustment: മുൻവർഷത്തെ ബാക്കി തുക (unutilised/excess) ഉണ്ടെങ്കിൽ അടുത്ത വർഷത്തെ ഗ്രാന്റിൽ ക്രമപ്പെടുത്തും.

3. നിലവിലുള്ള നിരക്കുകൾ (G.O.(P) No.261/13/G.Edn.)

2013-14 മുതൽ പ്രാബല്യത്തിലുള്ള പരിഷ്കരിച്ച നിരക്കുകൾ:

സ്കൂൾ വിഭാഗം	നിരക്ക് (പ്രതിവർഷം)	പരമാവധി തുക (Ceiling)	അടിസ്ഥാനം
L.P. School	₹60 / pupil	₹30,000	Effective Strength
U.P. School	₹60 / pupil	₹40,000	Effective Strength
High School	₹80 / pupil	₹60,000	Effective Strength

4. ഗ്രാൻഡ് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന പ്രധാന ആവശ്യങ്ങൾ (Rule 3)

• School Building & Compound: Petty construction, annual repairs, maintenance, compound wall, gate, well, premises, playground, tube lights/electrical fittings.
• Educational Appliances: Globes, maps, charts, geography/allied subjects teaching apparatus, mathematical drawing instruments.
• Furniture: Furniture repair, furniture replacement.
• Office & Misc: Stationery, postage, registers, forms, chalk, dusters, cleaning materials, buckets, ropes.
• Books & Periodicals: വിദ്യാഭ്യാസ സംബന്ധിയായ പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങൾ (School library books ഒഴികെ).
• Craft/Kindergarten: Craft education-നുള്ള raw materials, sewing/kindergarten appliances.
• Utility Charges: Water charges, electric charges, gardening expenses.
• Sweeping/Scavenging: LP സ്കൂളുകളിലും LP section ഉള്ള/ഇല്ലാത്ത UP സ്കൂളുകളിലും sweeping/scavenging charges.
• Staff TA: Rule 3(xii) പ്രകാരമുള്ള ഔദ്യോഗിക യാത്രകൾക്കുള്ള staff travelling allowance.

Petty Construction എന്നാൽ എന്ത്?
KER Chapter XXVIII Rule 3-ന്റെ explanation പ്രകാരം ₹2,500-ൽ താഴെയുള്ള അറ്റകുറ്റപ്പണികളെയാണ് 'Petty Construction' ആയി പരിഗണിക്കുന്നത്.

5. Calculation ഉദാഹരണങ്ങൾ & Effective Strength

ഉദാഹരണം 1 (LP School - 300 കുട്ടികൾ)

300 × ₹60 = ₹18,000.
ഇത് പരമാവധി തുകയായ ₹30,000-ൽ താഴെയായതിനാൽ ₹18,000 ഗ്രാൻ്റായി അനുവദിക്കാം.

ഉദാഹരണം 2 (LP School - 600 കുട്ടികൾ)

600 × ₹60 = ₹36,000.
പരമാവധി പരിധി ₹30,000 ആയതിനാൽ ഇവിടെ ₹30,000 മാത്രമേ അനുവദിക്കാൻ സാധിക്കൂ.

Note on Effective Strength: Chapter XXIII Rule 12 പ്രകാരം നിശ്ചയിക്കുന്ന effective strength ആണ് അടിസ്ഥാനം. ഷിഫ്റ്റ് സിസ്റ്റം ഉള്ള ക്ലാസുകൾക്ക് പകുതി എണ്ണം മാത്രമേ കണക്കാക്കൂ.

6. Sanction → Bill → Payment Workflow

1. അപേക്ഷ ലഭിച്ച് Inward/Receipt രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
2. Form 28, Form 29, Audit Certificate, മുൻവർഷ രേഖകൾ എന്നിവ സൂക്ഷ്മപരിശോധന നടത്തുന്നു.
3. Effective strength, ബാധകമായ നിരക്ക്, maximum ceiling എന്നിവ പരിശോധിച്ച് തുക നിജപ്പെടുത്തുന്നു.
4. മുൻവർഷ ബാക്കിത്തുക (unutilised/excess), ഓഡിറ്റ് തടസ്സങ്ങൾ എന്നിവ തട്ടിക്കഴിക്കുന്നു (adjustments).
5. Competent Educational Officer സാങ്ഷൻ ഉത്തരവ് പുറപ്പെടുവിക്കുന്നു (Rule 5).
6. Form 30-ൽ ഗ്രാന്റ് ബിൽ തയ്യാറാക്കി കൗണ്ടർസൈൻ ചെയ്യുന്നു.
7. തുടർന്ന് തുക ട്രഷറി വഴി മാറുകയും, consolidated statement ബന്ധപ്പെട്ട മേലധികാരികൾക്കും AG-ക്കും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

📋 ഫയൽ പരിശോധനാ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് (Document Checklist)

☐ Inward number & date

☐ Manager ഒപ്പിട്ട Form 28 (Duplicate)

☐ Form 29 (Expenditure Statement)

☐ Audit Certificate (Rs. 3500-ന് മുകളിലെങ്കിൽ)

☐ മുൻവർഷ Sanction ഉത്തരവ്

☐ മുൻവർഷ unutilised/excess statement

☐ Effective strength verification

☐ Rule 3 പ്രകാരമുള്ള admissibility

☐ PWD Fitness / Recognition സർട്ടിഫിക്കറ്റ്

☐ Form 30-ൽ തയ്യാറാക്കിയ Bill

7. KER Chapter XXVIII - Quick Rule Reference

Rule	വിഷയം	ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട പ്രധാന കാര്യം
Rule 3	Permitted Purposes	ചെലവുകൾ admissible ആണോ എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
Rule 4	Rates	Strength × Rate പരിശോധിക്കുക (Ceiling ബാധകം).
Rule 5	Sanctioning Authority	Educational Officer ആണ് sanction നൽകേണ്ടത്.
Rule 5A & 5B	Deductions & Appeal	തുക കുറച്ച ഉത്തരവിനെതിരെ 15 ദിവസത്തിനകം DDE-ക്ക് അപ്പീൽ നൽകാം.
Rule 6	Application & Forms	Form 28, Form 29, Audit Certificate എന്നിവ സമർപ്പിക്കൽ.
Rule 8	Bill Form	ബില്ലുകൾ Form 30-ൽ തയ്യാറാക്കണം.
Rule 9	Inspection	Accounts, Stock Register, Physical Verification എന്നിവ പരിശോധിക്കുന്നു.
Rule 10	Excess/Overpayment	അടുത്ത വർഷത്തെ ഗ്രാന്റിൽ ക്രമപ്പെടുത്തുകയോ റിക്കവറി നടത്തുകയോ ചെയ്യും.

നടപടിക്രമം ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ (One-line Workflow):

APPLICATION ➔ SCRUTINY ➔ STRENGTH CHECK ➔ ADMISSIBILITY ➔ SANCTION ➔ FORM 30 BILL ➔ PAYMENT ➔ ACCOUNTS ➔ INSPECTION ➔ ADJUSTMENT

Note: ഈ ഹെൽപ്പ് ഫയൽ ഒരു ഓഫീസ് റഫറൻസ് ഗൈഡ് മാത്രമാണ്. അന്തിമ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുമ്പോൾ KER Chapter XXVIII, G.O.(P) No.261/13/G.Edn., ബന്ധപ്പെട്ട വർഷങ്ങളിൽ പുറത്തിറങ്ങുന്ന ഏറ്റവും പുതിയ സർക്കാർ സർക്കുലറുകൾ/ഓഡിറ്റ് നിർദ്ദേശങ്ങൾ എന്നിവ നിർബന്ധമായും പരിശോധിക്കുക.

⚠️

ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ടത്: ബില്ലുകളും ചെലവ് കണക്കുകളും സംബന്ധിച്ച വ്യക്തത

അപേക്ഷയോടൊപ്പം ഹാജരാക്കേണ്ടത് മുൻ സാമ്പത്തിക വർഷത്തെ യഥാർത്ഥ ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളുമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്:

📌 2026-ൽ സമർപ്പിക്കുന്ന അപേക്ഷയിൽ:
• ഹാജരാക്കേണ്ട ബില്ലുകൾ: 2025 ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ 2026 മാർച്ച് 31 വരെയുള്ള സാമ്പത്തിക വർഷത്തിലെ ബില്ലുകളാണ് വെക്കേണ്ടത് (25 ലെ വാർഷിക അറ്റകുറ്റപ്പണികൾ ഉൾപ്പെടെ നടത്തിയത്).
• ചെലവ് രേഖപ്പെടുത്തൽ: ഈ തുക ഫോമിൽ കഴിഞ്ഞ സാമ്പത്തിക വർഷത്തെ യഥാർത്ഥ ചെലവായി (Actual Expenditure) രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
• പ്രതീക്ഷിത ചെലവ് (Estimated Expenditure): അടുത്ത സാമ്പത്തിക വർഷത്തേക്കുള്ളത് (2026-27) പ്രതീക്ഷിത ചെലവായി ഫോമിൽ കാണിക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.

⛔ ശ്രദ്ധിക്കുക: പ്രതീക്ഷിത ചെലവിന് (Estimated Expenditure) നിലവിൽ ബില്ലോ വൗച്ചറോ ഹാജരാക്കേണ്ടതില്ല. മുൻവർഷം യഥാർത്ഥത്തിൽ നടത്തിയ ചെലവുകളുടെ ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും മാത്രമാണ് അപേക്ഷയ്ക്കൊപ്പം പരിശോധനയ്ക്കായി വെക്കേണ്ടത്.

📄 G.O. Number: G.O. (P) No. 15/2018/G.Edn (സ.ഉ (പി) നം. 15/2018/പൊവിവ) Date: June 14, 2018 14/06/2018 📄 G.O. Number: G.O.(P) No: 261/13/G.Edn. Date: September 27, 2013 📄 MG Note 📄 MG forms and help