An Excel Trick to Refix Strength/Stamp Distribuition

 ഓഫീസുകളിൽ പലപ്പോഴും വരുന്ന ഒരു വർക്ക് ആണ് എണ്ണം മാറ്റി പുതുതിലേക്ക് സെറ്റ് ചെയ്യുക എന്നത്.ഉദാഹരണമായി ആകെ കുട്ടികളുടെ എണ്ണം 500 ആണ് എന്ന് കരുതുക. ആകെ 375 സ്റ്റാമ്പ് ആണ് വന്നിട്ടുള്ളത്. അപ്പോൾ ഓരോ എണ്ണത്തിനെയും പുതുതായി ക്രമീകരിച്ച് ആകെ 375 ലേക്ക് എത്തിക്കേണ്ടതുണ്ട്.ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോൾ എല്ലാം ഒരേ ക്രമത്തിൽ സെറ്റ് ചെയ്യുകയും വേണം.ഇത് എങ്ങനെ സിംപിൾ ആയി ചെയ്യാമെന്ന് നോക്കാം.ഇതേ പ്രവർത്തനം ഉച്ച ഭക്ഷണ പരിപാടിയുടെ എണ്ണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടും വരാറുണ്ട്.

ഈ ഉദാഹരണം നോക്കുക.ഇവിടെ ആകെ 613 കുട്ടികൾ.ഇത് 500 ലേക്ക് സെറ്റ് ചെയ്യണം.ഉദാഹരണമായി ആകെ കോളത്തിൽ മാത്രമാണ് ഇപ്പോൾ ചെയ്യുന്നത്.ഇതിനായി അടുത്ത സെല്ലിൽ ഒരു ഫോർമുല നൽകുന്നു

=ROUND(D2*500/613,0)

ഇതാണ് ഫോർമുല.ഇനി ഇത് ഡ്രാഗ് ചെയ്താൽ എല്ലാം ക്രമീകരിക്കപ്പെടും.അവസാനം ചെറിയ ചില തിരുത്തലുകൾ മാത്രം വേണ്ടി വന്നേക്കാം

ഇവിടെ ഒന്നും ചെയ്യാതെ തന്നെ 500 ആയി വന്നിട്ടുണ്ട്.

Example file

Data Consolidation in Excel and Ubuntu-A video tutorial

 CLick here

 

 

Datedif Excel Function

ഓഫീസുകളില്‍ എപ്പോഴും ആവശ്യം വരുന്ന ഒരു കാര്യമാണ് 2 തീയ്യതികള്‍ക്കിടയിലുള്ള ദിവസങ്ങള്‍ കണ്ടെത്തുക എന്നത്. ഇതിനായി എക്സലില്‍(സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റില്‍) ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ഫങ്ഷനാണ് Datedif എന്ന ഫങ്ഷന്‍
എങ്ങനെയാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത് എന്ന് നോക്കാം

ഒരു കള്ളിയില്‍ തുടങ്ങുന്ന തീയ്യതിയും അടുത്തതില്‍ അവസാനിക്കുന്ന തീയ്യതിയും എന്റര്‍ ചെയ്യുക.‌
=DATEDIF(A3,B3,"d")+1
ഇതാണ് ഉത്തരത്തിന്റെ കള്ളിയിലെ ഫോര്‍മുല. A3തുടങ്ങുന്ന തീയ്യതി,  B3 അവസാനിക്കുന്ന തീയ്യതി, "d"
എന്നത് ദിവസം കിട്ടാനുള്ള രീതി

"d","m","y","md","yd"എന്നിവയും ഉപയോഗിക്കാം. +1 എന്ന് ചേര്‍ത്താലേ ദിവസം ശരിയാകൂ.

Excel-സെല്ലിലെ വിലകളെ മുറിക്കുന്നത്

നേരത്തെ കോണ്‍കാറ്റിനേറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് എങ്ങനെയാണ് ടെക്സ്റ്റുകള്‍ യോജിപ്പിക്കുക എന്ന് നോക്കിയല്ലോ. എന്നാല്‍ ഇനി ഇത് എങ്ങനെ മുറിച്ച് ഓരോ കള്ളികളിലാക്കാം എന്നാണ് ഇവിടെ പരിശോധിക്കുന്നത്.

ഇതിനായി ആദ്യം ഇതിലെ ഇടത് ഭാഗം കോമ വരെ മുറിക്കണം. ഇതിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഫങ്ഷന്‍ ഇങ്ങനെയാണ്.
=LEFT(B3,FIND(",",B3)-1
ഇനി ഇത് മുറിച്ചെടുത്ത് ബാക്കിയുള്ള ഭാഗം അടുത്ത സെല്ലിലേക്ക് എടുക്കാം
ഇതിനായി
=RIGHT(B3,LEN(B3)-FIND(",",B3))
എന്ന ഫങ്ഷന്‍ ഉപയോഗിക്കുന്നു. അതായത് ആദ്യം ഇടത് ഭാഗത്ത് LEFT നിന്ന് കോമ വരെ  FIND കണ്ടെത്തി മുറിക്കുന്നു.
ഇവിടെ വലത് ഭാഗത്ത് RIGHT നിന്ന് ആകെയുള്ള ടെക്സ്റ്റിന്റെ നീളം നോക്കി LEN അതില്‍ കോമ കണ്ടെത്തി അതുവരെ FIND മുറിക്കുന്നു. ഇതേ ഫോര്‍മുലകള്‍ വീണ്ടും ഉപയോഗിച്ചാല്‍ ഓരോ സെല്ലും വെവ്വേറെ കിട്ടും
അടുത്ത സെല്‍
=LEFT(D3,FIND(",",D3)-1)
(കിട്ടിയ ഉത്തരത്തെ വീണ്ടും മുറിക്കുന്നു)
അടുത്ത സെല്‍
=RIGHT(D3,LEN(D3)-FIND(",",D3))
FOR SAMPLE SHEET CLICK HERE

എക്സലിലെ കോണ്‍കാറ്റിനേറ്റ്(CONCATENATE) ഫങ്ഷന്‍

എക്സലിലെ കോണ്‍കാറ്റിനേറ്റ് ഫങ്ഷന്‍
എക്സലില്‍ രണ്ടോ മൂന്നോ കോളങ്ങളിലെ വിലകള്‍ (ടെക്സ്റ്റുകള്‍ ) ഒന്നിച്ച് ചേര്‍ത്ത് ഒരു കോളത്തില്‍ ലഭിക്കുന്നതിന് ഉപയോഗിക്കുന്ന ഫങ്ഷനാണ് കോണ്‍കാറ്റിനേറ്റ്(CONCATENATE)
എങ്ങനെയാണ് ഇത് ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് നോക്കാം
ഒരു സ്റ്റാഫ് ലിസ്റ്റ് നമ്മുടെ സിസ്റ്റത്തിലുണ്ട്.

 ഇങ്ങനെയാണ് ലിസ്റ്റുള്ളത്.എന്നാല്‍ പുതിയ ലിസ്റ്റ് ചോദിക്കുന്നത് ഇങ്ങനെയല്ല,അവിടെ കോളം ഇങ്ങനെയാണ്.
Name, Designation and Office എന്നാണ് ചോദ്യം.ഇത് എങ്ങനെ മാറ്റാം എന്ന് നോക്കാം.ഇവിടെയാണ് നേരത്തെ പറഞ്ഞ കോണ്‍കാറ്റിനേറ്റ് concatenate ഫങ്ഷന്റെ ഉപയോഗം

എങ്ങനെയാണ് ഉപയോഗിക്കുക എന്ന് നോക്കാം
ഉപയോഗിക്കേണ്ട ഫോര്‍മുല ഇങ്ങനെയാണ്
=concatenate(B2,C2,D2)

എന്നാല്‍ ടെക്സ്റ്റുകളെല്ലാം ഒന്നിച്ച് വന്നിരിക്കുന്നു. ഇ‌ടയില്‍ കോമയില്ല, ഇതിനായി നമുക്ക് ചെറിയ ഒരു മാറ്റം വരുത്താം
=concatenate(B2,",",C2,",",D2)
രണ്ടു സെല്ലുകള്‍കിടയില്‍ "," ചേര്‍ത്തിരിക്കുന്നു

 ഇപ്പോള്‍ കോമ വന്നിട്ടുണ്ട്.എന്നാല്‍ സ്പേസില്ല. ഇതിനായി സ്പേസ് കൂടി ചേര്‍ക്കാം
=concatenate(B2,"   ,   ",C2,"   ,   ",D2)




ഇനി നമുക്ക് ചിലപ്പോള്‍ ഉള്ളതിനെ മുറിക്കേണ്ടി വരും.അത് അടുത്ത പോസ്റ്റില്‍.
ഇനി പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു കാര്യമുണ്ട്. ഫോര്‍മുല ഉപയോഗിച്ച് കിട്ടിയ കോളത്തെ മറ്റൊരു ഷീറ്റിലേക്ക് പേസ്റ്റുചെയ്യുമ്പോള്‍ കോപ്പി ചെയ്ത് പേസ്റ്റ് ചെയ്യരുത്.പേസ്റ്റ് സ്പെഷല്‍ ഉപയോഗിക്കണം.

How to Calculate Earned Leave with Excel

ഒരു എക്സല്‍ ഷീറ്റ് ഉപയോഗിച്ച് എങ്ങനെയാണ് ഏണ്‍ഡ് ലീവ്(ആര്‍ജിതാവധി) കണക്കാക്കുക എന്ന് നോക്കാം. ഇവിടെ പ്രധാനമായി ഉദ്ദേശിക്കുന്നത് എക്സലിലെ ഒന്ന് രണ്ട് ഫങ്ഷനുകള്‍ പരിചയപ്പെടുക എന്നതാണ്.

01/12/2019 ന് ഒരാള്‍ ഏണ്‍ഡ് ലീവ് സറണ്ടറിന് അപേക്ഷിച്ചു എന്നിരിക്കട്ടെ.

മുമ്പ് 10/11/2018 വരെയാണ് കണക്കാക്കി എണ്‍ഡ് ലീവ് സറണ്ടര്‍ ചെയ്തിട്ടുള്ളത്.

ഈ കാലാവധിക്കുള്ളില്‍ 17 ദിവസം വിവിധ തരത്തിലുള്ള അവധികള്‍ എടുത്തിട്ടുണ്ട്.

അപ്പോള്‍ നമുക്ക് 11/11/2018 മുതല്‍ 30/11/2019 വരെ ആകെ എത്ര ദിവസം വരും എന്ന് കണക്കാക്കി അതില്‍ നിന്നും 17 ദിവസം കുറച്ച്  അതിനെ 11 കൊണ്ട് ഹരിച്ച്  ആര്‍ജിതാവധി കണക്കാക്കണം. ഇപ്പോള്‍ സ്പാര്‍ക്കില്‍ എല്ലാം വരുന്നുണ്ടെങ്കിലും സംശയം എങ്ങനെ തീര്‍ക്കാം എന്ന് നോക്കാം.

1.എക്സല്‍ / കാല്‍ക്ക് എടുക്കുക

2.

ഇതില്‍ ആദ്യത്തേ കള്ളിയില്‍ എന്ന് മുതല്‍

രണ്ടാമത്തേതില്‍ ഏതു വരെ

മൂന്നാമത്തേതില്‍ കുറക്കുന്ന ദിവസങ്ങള്‍

നാലാമത്തേതില്‍ ബാക്കി എത്ര ദിവസം

3.

ഇവിടെ ഉപയോഗിക്കുന്നത് datediff എന്ന ഫങ്ഷനാണ്.

=DATEDIF(A8,B8,"d")-C8+1

ഏത് ഫങ്ഷനും ഉപയോഗിക്കുമ്പോള്‍ സമചിഹ്നം നിര്‍ബന്ധം

ഈ ഫോര്‍മുലയുടെ അര്‍ത്ഥം

A8,B8 എന്നീ കള്ളികളിലെ ദിവസങ്ങള്‍ക്കിടയിലെ പിരീഡ് ദിവസങ്ങളായി കാണണം. അതില്‍ നിന്നും കുറക്കേണ്ട ദിവസങ്ങള്‍ കുറക്കണം.+1 എന്നത് ഇടയിലെ ദിവസങ്ങള്‍ കണക്കാക്കി 2 ദിവസവും കണക്കാക്കി ആകെ എടുക്കുവാന്‍

ഇപ്പോള്‍ ഉത്തരം കിട്ടും

4.ഇനി ഈ ഉത്തരത്തെ 11 കൊണ്ട് ഹരിക്കണം. നമുക്ക് ശിഷ്ടം ആവശ്യമില്ല.അതിനാല്‍ Floor എന്ന ഫങ്ഷന്‍ കൂടി ഉപയോഗിക്കുന്നു

=FLOOR(D8/11,1)

ഇപ്പോള്‍ 33 കിട്ടുന്നു.

5.ഇനി ശിഷ്ടം അടുത്ത കള്ളിയില്‍ എടുക്കാം.ഇതിനായി MOD എന്ന ഫങ്ഷനാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.

=MOD(D8,11)

D8 ലെ 368 നെ 11 കൊണ്ട് ഹരിച്ചാല്‍ ശിഷ്ടം എത്രയാണ് എന്നാണ് ഉത്തരം കിട്ടുക

6.ഇനി ഇതിനെ ഭിന്ന രൂപത്തില്‍ എഴുതണം. ഇതിനായി CONCATENATE എന്ന ഫങ്ഷനാണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.ഇത് ഒരു ടെക്സറ്റ് ഫങ്ഷനാണ്. കൂട്ടിചേചര്‍ക്കുക എന്നതാണ് ഉദ്ദേശിക്കുന്നത്

=CONCATENATE(E8,"   ",F8,"/","11")

E8 ലെ വില, കുറച്ച് ഗ്യാപ്പ് "   ",ശിഷ്ടംF8, സ്ലാഷ് "/", 11 "11"

ഉത്തരം ഇങ്ങനെ കിട്ടും

 

ഈ ഷീറ്റ് ആവശ്യമുള്ളവര്‍ ഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക