സമന്വയയില്‍ നിയമനാംഗീകാരത്തിന്റെ ഓഡിറ്റിങ്ങ്

സമന്വയ-നിയമനാംഗീകാര ഫയലുകളുടെ ഓഡിറ്റ്- യൂസര്‍ ഗൈഡ്

സമന്വയയില്‍ നിയമനാംഗീകാരം നല്‍കിയതിന്റെ ഓഡിറ്റിങ്ങ് മൊഡ്യൂള്‍ സജ്ജമായിട്ടുണ്ട്.പരിശീലനത്തിനായി ഇപ്പോള്‍ ഇത് ലഭ്യമായിട്ടുള്ളത്. സമന്വയ പ്രൊജക്റ്റിനുകീഴിലെ ഇതുവരെയുള്ള ഏറ്റവും ബൃഹത്തായ മൊഡ്യൂളാണ് ഇത്. ഇതില്‍ പ്രധാനമായും 4 ഭാഗങ്ങളാണ് ഉള്ളത്. 

1. ഓഡിറ്റിങ്ങ്
2. നിയമനാംഗീകാരം നല്‍കിയത് തെറ്റാണെന്ന് കാണുന്ന പക്ഷം അതിന്റെ ക്യാന്‍സലേഷന്‍(ഡി.ജി.ഇ)
3. ലയബിലിറ്റി തിട്ടപ്പെടുത്തല്‍
4. ലയബിലിറ്റി സെറ്റില്‍മെന്റ്

ഇതെല്ലാം കൂടിയ ഈ വലിയ മൊഡ്യൂള്‍ ഇപ്പോള്‍ ഇവിടെ ഒന്നിച്ച് പ്രദിപാദിക്കുന്നില്ല. കാരണം ആദ്യം നടക്കേണ്ടത് ഓഡിറ്റിങ്ങ് ആണ്. അതിനു ശേഷമേ മറ്റ് ഭാഗങ്ങള്‍ വരികയുള്ളൂ.

ഇവിടെ കൊടുക്കുന്നത് ഓഡിറ്റിങ്ങ് എങ്ങനെയെന്നാണ്. ഡി.ഡി.ഇ.ഓഫീസിലാണ് എ.ഇ.ഒ/ഡി.ഇ.ഒ.മാര്‍ അംഗീകരിച്ച നിയമനങ്ങള്‍ ഓഡിറ്റിങ്ങ് നടത്തേണ്ടത്.ഡി.ഇ.ഒ.മാര്‍ അനുവദിച്ച എ.ഇ.ഒ.കളിലെ അപ്പീലുകളും ഇതുപോലെ ഓഡിറ്റ് നടത്തേണ്ടതുണ്ട്.

ഡി.ഡി.ഇ. അനുവദിച്ച അപ്പീല്‍ ഓഡിറ്റ് നടത്തേണ്ടത് ഡി.ജി.ഇ.ആണ്. ഇത് ഉടനെ നടപ്പില്‍ വരുന്നതാണ്.

ഡി.ഡി.ഇ.യിലെ ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന്‍ അംഗങ്ങള്‍ സമന്വയയില്‍ നിയമനാംഗീകാരം എങ്ങനെയാണ് നല്‍കിയത് എന്ന് മനസ്സിലാക്കേണ്ടതാണ്.(മുന്‍ പോസ്റ്റുകള്‍ റെഫര്‍ ചെയ്യുക)

ഇവിടെ ആദ്യം ഡി.ഡി.ഇ.യില്‍ എന്താണ് പ്രവര്‍ത്തനം എന്ന് പരിശേധിക്കാം. ഡി.ഡി.ഇ.യിലെ എക്കൗണ്ട് ഓഫീസര്‍, അദ്ദേഹത്തിന് കീഴിലുള്ള 2 സൂപ്രണ്ടുമാര്‍, അവരുടെ കീഴിലുള്ള സെക്ഷന്‍ ക്ലര്‍ക്കുമാര്‍ എന്നിവരുടെ ഭാഗമാണ് ഇവിടെ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നത്.

ആദ്യം എ.ഒ. യുടെ ലോഗിന്‍ നോക്കാം. എ.ഒ.ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ ഹോം പേജില്‍ Audit എന്ന ഒരു മെനു കാണാം.

ഈ മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഓഡിറ്റ് ഡാഷ് ബോര്‍ഡിലേക്കെത്തുന്നു.

ഇവിടെ 2 ഭാഗമുണ്ട്.ഇതില്‍ രണ്ടാമത്തെ ഭാഗം (പേഴ്സണല്‍ ഓഡിറ്റ്) പിന്നീട് പറയുന്നതാണ്.

നമുക്ക് ആദ്യ ഭാഗം നോക്കാം

എ.ഇ.ഒ/ഡി.ഇ.ഒ.കളിലെ  നിയമനാംഗീകാര ഫയലുകള്‍ എടുക്കുന്നതിനായി ആദ്യം Repository എന്ന ഭാഗമാണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യേണ്ടത്.

ഇവിടെ ഏത് ഓഫീസാണ് വേണ്ടത് എങ്കില്‍ അത് സെലക്റ്റ് ചെയ്യാം

ഇവിടെ എ.ഇ.ഒ എന്ന് കൊടുത്താല്‍ എല്ലാ എ.ഇ.ഒ.യും കാണിക്കും. ഡി.ഇ.ഒ.യും അതുപോലെ

ഓഡിറ്റ് കഴിഞ്ഞവ ടിക്ക് മാര്‍ക്കോടെ കാണിക്കും. Appointee യില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ഫയല്‍ തന്നെ കാണാം. മുകളില്‍ തെരഞ്ഞെടുക്കുവാനുള്ള ഓപ്ഷനുമുണ്ട്.

ഇതില്‍ അപ്പോയിന്റിയു‌ടെ പേരില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ ഓവര്‍വ്യൂ കാണാം.

ഇവിടെ ചെയ്യേണ്ടത് ഈ ഫയല്‍ ആരാണ് (ഡി.ഡി.ഇ.യിലെ ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന്‍ ക്ലര്‍ക്ക്) ഓഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടത് എങ്കില്‍ അദ്ദേഹത്തിന് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന്‍ സൂപ്രണ്ടുമാര്‍ക്കും ഇത്തരത്തില്‍ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ഇതിനായി Forward എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ക്ലര്‍ക്കിനെ തെരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത ശേഷം മാത്രമേ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാവൂ.

ഇങ്ങനെ എല്ലാ ഫയലുകളും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളിലേക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുകയാണ് ആദ്യം വേണ്ടത്.

എ.ഒ.യുടെ ലോഗിനില്‍ ഫയലുകള്‍ ഒന്നിച്ച് ഒരു സെക്ഷനിലേക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുന്നതിന് സംവിധാനമുണ്ടായിരിക്കും

Batch Forward എന്ന ഒരു ബട്ടണ്‍ വന്നിട്ടുണ്ടാകും

ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ സെക്ഷന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിനെ തെരഞ്ഞെടുത്തശേഷം ഫയലുകള്‍ ഒന്നിച്ച് ആ സെക്ഷനിലേക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ആദ്യ ഘട്ടത്തിലെ എ.ഒ.യുടെ ജോലി കഴിഞ്ഞു.

ഇപ്പോള്‍ ഫയല്‍ സെക്ഷനിലെത്തിയിരിക്കുന്നു.

ഇനി സെക്ഷന്‍ ക്ലര്‍ക്കിന്റെ ജോലി എന്താണെന്ന് നോക്കാം.‌

സെക്ഷന്‍ ക്ലര്‍ക്ക് ലോഗിന്‍ ചെയ്താല്‍ ഹോം പേജില്‍ ഓഡിറ്റ് എന്ന മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഓഡിറ്റ് ഡാഷ് ബോര്‍ഡിലേക്ക് പോകുന്നതാണ്. ഇവിടെ ഇന്‍ബോക്സില്‍ പുതിയ ഒരു ഫയല്‍ വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

ഇന്‍ബോക്സിന്റെ അവസാന ഭാഗത്ത് 2 കോളങ്ങളുണ്ട്. 1.R.Status,2.View

ഓഡിറ്റ് തടസ്സവാദത്തിന് മറുപടി തന്നിട്ടുണ്ടോ എന്നതാണ് ആദ്യ കോളം. രണ്ടാമത്തെ ഭാഗം ഇ ഫയല്‍ വ്യൂ ചെയ്യാനുള്ളതാണ്.

ഇവിടെ വ്യൂ ചെയ്യുക.

ഇങ്ങനെയാണ് ഒരു നിയമന ഫയല്‍ ഉണ്ടായിരിക്കുക.

ഇതില്‍ വലതുഭാഗത്ത് നിയമനഫയലിന്റെ വിവരങ്ങളും (അതായത് നിയമനാര്‍ത്ഥിയുടെയും തസ്തികയുടേയും, സ്കൂളിന്റെയും മറ്റും), വലതുഭാഗത്ത് എ.ഇ.ഒ/ഡി.ഇ.ഒ.ഓഫീസിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥരെഴുതിയ നോട്ടുകളുമാണ് കാണുക.

മുകളിലെ ടൈലുകള്‍ കൂടി ചെറുതായി പരിചയപ്പെടുത്താം.

1.Attachments

ഈ നിയമനഫയലിനോ‌ടുകൂടു അറ്റാച്ച് ചെയ്യപ്പെട്ട വിവിധ രേഖകള്‍ കാണുന്നത് ഇവിടെയാണ്

മുമ്പ് ഇവിടെ ജി.ഒ എന്ന ടൈല്‍ ഉണ്ടായിരുന്നു. അത് ഇപ്പോള്‍ അറ്റാച്ച്മെന്റില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

ഇവിടെത്തന്നെ ജി.ഒ, ലിങ്ക് എന്നിവയും കാണാം.

2.Movements

ഈ ഫയലിന്റെ നീക്കങ്ങളു‌ടെ വിവരങ്ങളാണ് ഇവിടെ ലഭിക്കുക

3.I.O.C

ഈ ഫയലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നടത്തിയ (മറ്റൊരു ഫയലായി )കത്തിടപാടുകളാണ് ഇവിടെ ഉണ്ടാകുക.മുമ്പ് കമ്മ്യൂണിക്കേഷന്‍ എന്നായിരുന്നു ഈ ടൈല്‍.ഇവിടെ രണ്ടും കൂടി ഒന്നാക്കിയിട്ടുണ്ട്.

4.Proceedings

ഈ നിയമന ഫയലില്‍ പുറപ്പെടുവിച്ച ഉത്തരവാണ് ഇവിടെ കാണുക

5.Certificates

നിയമനാര്‍ത്ഥിയുടെ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ ഇവിടെ കാണാം.

6.General Documents

നിയമന സമയത്ത് മാനേജര്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത നിയമന ഉത്തരവടക്കമുള്ള രേഖകള്‍ ആണ് ഇവിടെ ഉണ്ടാകുക. നിയമന സമയത്ത് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നതില്‍ അപാകതയുണ്ടായാല്‍ അതു പിന്നീട് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തതും ഇവിടെനിന്നാണ് കാണാന്‍ കഴിയുക.

7.Fixations

തസ്തിക നിര്‍ണയ ഫയലും സ്റ്റാഫ് അലോട്ട്മെന്റുമാണ് ഇവിടെ കാണുക.

8.Drafts

നിയമനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നടത്തിയ കത്തിടപാടുകള്‍ ആണ് ഇവിടെ കാണുക

9.Notes

നോട്ട് ഫയല്‍

ഇനി ഈ ഫയല്‍ പരിശോധിക്കുകയാണ് വേണ്ടത്.

അതിനുശേഷം പരിശോധനയില്‍ കണ്ടെത്തിയ കാര്യങ്ങള്‍ നോട്ടിലെഴുതി ഫയല്‍ സൂപ്രണ്ടിന് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാം.

ഇനി ഫയല്‍ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുക.

ഇപ്പോള്‍ ഈ ഫയല്‍ ഔട്ട് ബോക്സില്‍ കാണാം. ആര്‍ക്കാണോ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്തത് അദ്ദേഹം തുറന്നുനോക്കുന്നതിനുമുമ്പേ ഫയല്‍ പുള്‍ബാക്ക്  ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

സൂപ്രണ്ടിന്റെ ലോഗിനില്‍ വത്യാസമൊന്നുമില്ല. സൂപ്രണ്ട് നേരത്തെ കാണിച്ച അതേപോലെ ഫയല്‍ തുറന്ന് നോട്ട് എഴുതി എ.ഒ.ക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുന്നു.

എ.ഒ.ചെയ്യുന്നത് ഫയല്‍ പരിശോധിച്ച് നോട്ട് എഴുതി ഒരു ആക്ഷന്‍ എടുക്കുക എന്നതാണ്.

ഫയലിന്റെ ഇ‌ടത് ഭാഗത്ത് ഏറ്റവും താഴെയായി Action എന്ന ബട്ടണ്‍ കാണാം.

ഇവിടെ വിവിധ ആക്ഷനുകള്‍ കാണാം.

ഇവിടെയുള്ള ആക്ഷനുകള്‍ ഏതെല്ലാമാണെന്ന് നോക്കാം

1.No Remarks

തടസ്സവാദങ്ങള്‍ ഇല്ല എങ്കില്‍ ഈ ആക്ഷനെടുക്കാം‌

2.Objection Pending

തടസ്സവാദം ഉണ്ട് എങ്കില്‍ ഈ ആക്ഷന്‍ ആണ് എടുക്കേണ്ടത്.

തുടര്‍ന്നുള്ള ആക്ഷനുകള്‍ ഇതിന്റെ തുടര്‍ച്ചയായതിനാല്‍ ഈ ആക്ഷന്‍ എങ്ങനെയാണ് എന്ന് നോക്കാം.

ഏത് ആക്ഷന്‍ എടുത്താലും Go എന്ന് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഒരു ബോക്സ് വരുന്നു. ഇവിടെ ഏത് ആക്ഷന്‍ ആണോ എടുത്തത് ആ ആക്ഷന്‍ അതേപോലെ ടൈപ്പ് ചെയ്യണം.തെറ്റായി ആക്ഷന്‍ എടുക്കുന്നത് തടയാനുള്ള ഒരു മാര്‍ഗമാണ് ഇത്.

ഇങ്ങനെ സേവ് ചെയ്യുന്നതോടുകൂടി ഫയല്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് തന്നെ പോകുന്നതാണ്.

സെക്ഷനില്‍ ഓപന്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ പുതിയ ഒരി ടൈല്‍ കൂടി (Audit) വന്നിട്ടുണ്ടാകും

ഈ ടൈല്‍ എടുത്ത് തടസ്സവാദം ഇവിടെ ചേര്‍ക്കേണ്ടതാണ്.

Add Remarks  എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താണ് തടസ്സവാദം ചേര്‍ക്കേണ്ടത്.

ഇടത് ഭാഗത്ത് എഴുതിയ നോട്ടുകള്‍ കാണാവുന്നതാണ്. തടസ്സവാദം വലത് ഭാഗത്ത് ചേര്‍ക്കുക.

എഴുതിയ റിമാര്‍ക്ക്സ് പിന്നീട് (ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുന്നതിനുമുമ്പ്) അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും ഏതെങ്കിലും ഫയല്‍ അറ്റാച്ച് ചെയ്യുന്നതിനും ഇവിടെ സൗകര്യമുണ്ട്.

ഇനി തടസ്സവാദം അംഗീകരിക്കുന്നതിനായി നോട്ടെഴുതി സൂപ്രണ്ടിന് സമര്‍പ്പിക്കേണ്ടതാണ്.

സൂപ്രണ്ടിന് തടസ്സവാദം അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ഇങ്ങനെ ആര് അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്താലും അതെല്ലാം ഹിസ്റ്ററിയില്‍ കാണാവുന്നതാണ്.

എ.ഒ.ക്ക് തടസ്സവാദം അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യാം.തടസ്സവാദം ഒഴിവാക്കാനും കഴിയും.

എന്നാല്‍ ഒഴിവാക്കിയതും ഹിസ്റ്ററിയില്‍ കാണാം.

തടസ്സവാദം ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യുന്നില്ലെങ്കില്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്ത് അംഗീകരിക്കണം.

Approve Remarks എന്ന ബട്ടണാണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യേണ്ടത്.

ഇങ്ങനെ അപ്രൂവ് ചെയ്യുന്നതോടെ ഫയല്‍ എ.ഇ.ഒ/ഡി.ഇ.ഒ.യിലെത്തുന്നു.എ.ഒ.യുടെ ഇന്‍ബോക്സില്‍ നിന്നും പോകുന്ന ഫയല്‍ ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന്റെ ഇന്‍ബോക്സിലുണ്ടാകും

എ.ഇ.ഒ.യില്‍ നിന്നും മറുപടി എത്തിയാല്‍ R.Status മാറും.

ഇനി നമുക്ക് എ.ഇ.ഒ.യിലേക്ക് പോകാം.

എ.ഇ.ഒ.യുടെ ഹോം പേജില്‍ ഓഡിറ്റ് മെനു കാണാം. ഇവിടെ വന്ന ഫയലുകളുടെ എണ്ണം കാണാം.

‌

ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യണം.

ഓഡിറ്റ് ഡാഷ് ബോര്‍ഡില്‍ എത്തും.

ഇവിടെ പുതുതായി വന്ന ഫയല്‍ കാണാവുന്നതാണ്.

ഏറ്റവും ഇടത് ഭാഗത്ത് ഫോര്‍വേഡ് എന്ന് കാണുന്നതില്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുക.

സെക്ഷനില്‍ നേരത്തെ കാണിച്ചതുപോലെ ഓഡിറ്റ് മെനുവില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍
ഓഡിറ്റ് ഡാഷ് ബോര്‍ഡില്‍ എത്തും.സെക്ഷനിലേക്ക് എത്തിയ ഫയല്‍ ഇവിടെ കാണാവുന്നതാണ്.

‌

ഇവിടെ സെക്ഷന്‍ ഫയല്‍ എടുത്ത് വ്യൂ ചെയ്യണം.

നേരത്തെയുള്ള അതേ ഫയല്‍ കാണാവുന്നതാണ്.ഓഡിറ്റ് എന്ന ടൈല്‍ കൂടി വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

Audit ടൈല്‍ ആണ് എടുക്കേണ്ടത്.

ഇവിടെ ഡി.ഡി.ഇ.യില്‍ നിന്നും ഉയര്‍ത്തിയ തടസ്സവാദം ഇവിടെ കാണാം.

സെക്ഷന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന് നോട്ട് എഴുതാനുള്ള സൗകര്യമുണ്ട്. ഈ തടസ്സവാദത്തിനുള്ള മറുപടി താഴെയുള്ള Add Remarks ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ചേര്‍ക്കണം.

ഇവിടേയും മറുപടി സമര്‍ത്ഥിക്കാനുള്ള ഫയലുകള്‍ അറ്റാച്ച് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

തുടര്‍ന്ന് സൂപ്രണ്ടിന് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യണം.

സൂപ്രണ്ട്, റിമാര്‍ക്സ് അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്ത് എ.ഇ.ഒ.ക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യണം.(നോട്ട് സഹിതം)

ഇവിടെ എ.ഇ.ഒക്ക് റിമാര്‍ക്സ് അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയും. തുടര്‍ന്ന് റിമാര്‍ക്സ് അപ്രൂവ് ചെയ്യണം.

അപ്രൂവ് ചെയ്താല്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് പോകും.

റിമാര്‍ക്സ് ഡി.ഡി.ഇ.യിലെത്തും.ഇനി ഡി.ഡി.ഇ.യിലാണ് ജോലി

ഡി.ഡി.ഇ.യിലെ സെക്ഷന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന്റെ ഇന്‍ബോക്സില്‍ ഇ ഫയലിന്റെ സ്റ്റാറ്റസില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ റിമാര്‍ക്സ് വന്നതായി കാണാം.

ഇനി ഈ ഫയല്‍ വ്യൂ ചെയ്താല്‍ എ.ഇ.ഒ.നല്‍കിയ മറുപടി കാണാവുന്നതാണ്. തടസ്സവാദം തീര്‍പ്പാക്കാനുതകുന്ന മറുപടി ലഭ്യമായിട്ടില്ലെങ്കില്‍ വീണ്ടും അടുത്ത റിമാര്‍ക്സ് ആയിത്തന്നെ ചേര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. ഇതിനായി നോട്ട് എഴുതി ഉത്തരവായതിനുശേഷം നേരത്തെ പറഞ്ഞതുപോലെ Add Remarks ഓപ്ഷന്‍ ഉപയോഗിക്കേണ്ടതാണ്.

എന്തു തന്നെ ആയാലും സെക്ഷന്‍ അഭിപ്രായം നോട്ടിലെഴുതി ഫയല്‍ നേരത്തെ പറഞ്ഞതുപോലെ സൂപ്രണ്ടിനും സൂപ്രണ്ട് എ.ഒക്കും ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

എ.ഒ.ക്ക്

1.Objection Dropped

എന്ന ആക്ഷന്‍ ഉപയോഗിച്ച് തടസ്സവാദം തീര്‍പ്പാക്കാവുന്നതാണ്.

ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഒരു നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കി തീര്‍പ്പാക്കി ഫയല്‍ ക്ലോസ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

ഇങ്ങനെ നിര്‍ദ്ദേശം വെച്ച് ക്ലോസ് ചെയ്യുന്ന ഫയലില്‍ ഈ നിര്‍ദ്ദേശം കാണാവുന്നതാണ്‌‌

ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കിയാല്‍ ഈ ഫയലില്‍ ഒരു മുദ്ര വരുന്നതാണ്

2.Objection Retained

ഇവിടെ പലതവണ മറുപടി ലഭിച്ചും നിയമനം ക്യാന്‍സല്‍ ചെയ്യേണ്ടത് /തിരുത്തേണ്ടത് ആണ് എന്ന് കണ്ടെത്തിയാല്‍ ചെയ്യുന്നതാണ് ഇത്.

3.ഹിയറിങ്ങ് വെക്കാം.

ഇവിടെ ഈ ഫയലില്‍ എങ്ങനെയാണ് ഹിയറിങ്ങ് വെക്കുക എന്ന് നോക്കാം.‌

എ.എ. ഇതിനായി ആക്ഷനില്‍ ഹിയറിങ്ങ് എന്ന് സെലക്റ്റ് ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.‌

ഹിയറിങ്ങ് എടുക്കുമ്പോള്‍ തീയ്യതി, സമയം, വെന്യൂ എന്നിവ ചേര്‍ക്കേണ്ടതായുണ്ട്.

ഇപ്പോള്‍ ഈ ഫയല്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് എത്തിയിട്ടുണ്ടാകും.

ഇനി സെക്ഷന്‍ ചെയ്യേണ്ടത് ഒരു ഹിയറിങ്ങ് നോട്ടീസ് തയ്യാറാക്കുകയാണ്.

ഇതിനായി ഈ ഫയല്‍ തുറക്കുമ്പോള്‍ Drafts ടൈലില്‍ പുതിയ ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റ് വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

ഇതില്‍ ഡ്രാഫ്റ്റില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഒരു ഡ്രാഫ്റ്റ് വരും.

ഇത് എഡിറ്റ് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്യുക.ഈ ഡ്രാഫ്റ്റ് അംഗീകരിക്കുന്നതിനായി സൂപ്രണ്ടിന് നോട്ടെഴുതി സമര്‍പ്പിക്കുക.

എ.ഒ.ഫയല്‍ ഓപന്‍ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഡ്രാഫ്റ്റില്‍ ഹിയറിങ്ങ് നോട്ടീസിന്റെ ഡ്രാഫ്റ്റ് വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

ഈ ഡ്രാഫ്റ്റ് എടുത്ത് അപ്രൂവ് ചെയ്യണം.

ഇങ്ങനെ അപ്രൂവ് ചെയ്താല്‍ ഇപ്പോള്‍ അത് ഫെയറില്‍ കാണാവുന്നതാണ്.

ഇവിടെ നിന്നു തന്നെ ഇത് ഒരു ഐ.ഒ.സി വഴി അയക്കാം. എന്നാല്‍ നോട്ടീസ് അംഗീകരിക്കുമ്പോള്‍ തന്നെ ബന്ധപ്പെട്ടവര്‍ക്ക് മെസേജായി എത്തിയിട്ടുണ്ടാകും.

ഇവിടെ ഇത് വ്യൂ അറ്റാച്ച്മെന്റ് എന്നാ കാണാനാകും.

ഇനി വേണമെങ്കില്‍ ഹിയറിങ്ങ് തീയ്യതി വരെ സെക്ഷനിലേക്ക് അയക്കാം.അല്ലെങ്കില്‍ എ.ഒ.യുടെ ഇന്‍ബോക്സില്‍ തന്നെ വെച്ചാലും മതി.

ഇനി ഹിയറിങ്ങ് ദിവസം ഓഡിറ്റ് ടൈല്‍ എടുക്കുമ്പോള്‍ അതില്‍ ഹിയറിങ്ങ് എന്ന ടാബ് വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

‌

ഇവിടെ ഹിയറിങ്ങ് ദിവസം വിവരങ്ങള്‍ ചേര്‍ത്ത് ഹിയറിങ്ങ് ഉത്തരവ് നോട്ട് ആക്കേണ്ടതുണ്ട്. Add Remarks എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താണ് ഈ കാര്യം ചെയ്യേണ്ടത്.

ഇനി 2 ആക്ഷനുകളാണ് ഉള്ളത്.

1.Objection Retained

2.Objection Dropped

ഇതില്‍ ആദ്യത്തെ ഓപ്ഷന്‍ എന്താണെന്ന് നോക്കാം.

ഹിയറിങ്ങ് നടത്തിയിട്ടും തടസ്സവാദം നിലനില്‍ക്കുന്നു എന്ന് ബോദ്ധ്യമായാല്‍ തടസ്സവാദം നിലനിര്‍ത്തി ഉത്തരവാകാം.

വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസര്‍ അംഗീകരിച്ച നിയമനം റദ്ദുചെയ്യേണ്ടതാണ് എന്നോ അതില്‍ കാര്യമായ തിരുത്തലുകള്‍ വരുത്തേണ്ടതാണെന്നോ ഉത്തരവാക്കുന്ന പക്ഷം ഇത്തരത്തിലുള്ള ഫയലുകള്‍ എക്കൗണ്ട്സ് ഓഫീസര്‍ക്ക് വിദ്യാഭ്യാസ ഉപ ഡറക്റ്റര്‍ക്ക് അയക്കാവുന്നതും തുടര്‍നടപടികള്‍ വിദ്യാഭ്യാസ ഉപ ഡയറക്റ്റര്‍ക്ക് നേരിട്ട് സ്വീകരിക്കാവുന്നതുമാണ്. വിദ്യാഭ്യാസ ഓഫീസര്‍മാരുടെ ബാദ്ധ്യത തിട്ടപ്പെടുത്തേണ്ടതും ബന്ധപ്പെട്ട വിദ്യാഭ്യാസ ഉപ ഡയറക്റ്ററാണ്.ഇത്തരം ഫയലുകള്‍ അതിന്റെ ഗൗരവമനുസരിച്ച് ഡി.ഡി.ഇ,ക്ക് അയക്കേണ്ടതും റദ്ദുചെയ്യേണ്ടതു പോലുള്ളവ ഡി.ഡി.ഇ.തന്നെ നേരിട്ട് ഉത്തരവാക്കേണ്ടതുമാണ്.

ഇവിടെ 2 തരത്തിലുള്ള കേസുകള്‍ വരാം.

1.നിയമനം റദ്ദു ചെയ്യേണ്ടത്

2.നിയമനത്തില്‍ തിരുത്തല്‍ വരുത്തേണ്ടത്

2 തരത്തിലുള്ളതായാലും ഡി.ഡി.ഇ.യിലെ ആക്ഷന്‍ ഒന്നാണ്.

‌Objection Retained

ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യുമെന്ന് നോക്കാം.

ഇങ്ങനെ ചെയ്യുന്നതോടെ ഫയല്‍ ഓഡിറ്റ് സെക്ഷനിലേക്ക് എത്തുന്നു.

ഇപ്പോള്‍ ഡ്രാഫ്റ്റില്‍ ഒരു പുതിയ ഒരി ഡ്രാഫ്റ്റ് വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

ഒരു നടപടിക്രമമാണ് വനുന്നത്. ഈ നടപടിക്രമം എഡിറ്റ് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്യണം.

നടപടി ക്രമം അംഗീകരിക്കുന്നതിനായി നോട്ടെഴുതി സൂപ്രണ്ടിനും സൂപ്രണ്ട് എ.ഒ.ക്കും  അയക്കണം.

എ.ഒ.ഈ നടപടിക്രമം അംഗീകരിക്കണം.

Approve Draft എന്ന ബട്ടണ്‍ ഉപയോഗിച്ചാണ് നടപടിക്രമം അംഗീകരിക്കേണ്ടത്.

താഴെയുള്ള ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് ഇടുന്നതോടെ ഈ ഉത്തരവ് ഒരു ഉത്തരവായി മാറി ഫയല്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് പോകും.

സെക്ഷനില്‍ ഇപ്പോള്‍ കാണിക്കുക ഈ ഫയല്‍ എ.ഇ.ഒ.യില്‍ പെന്‍ഡിങ്ങ് ആണ് എന്നാണ്.

ഇപ്പോള്‍ ഈ ഫയല്‍ എ.ഇ.ഒ.യുടെ ഹോം പേജില്‍ വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

ഇവിടെ എ.ഇ.ഒ.ക്ക് 2 ഓപ്ഷനാണുള്ളത്.

1.നിയമനം തെറ്റാണെന്നാണ് കണ്ടെത്തല്‍ എങ്കില്‍ ഡി.ജി.ഇ.ക്ക് ക്യാന്‍സലേഷന് എഴുതണം.

2.നിയമനത്തില്‍ തിരുത്തല്‍ ആവശ്യമുണ്ടെന്നാണ് കണ്ടെത്തിയത് എങ്കില്‍ റീ ഓപന്‍ ചെയ്ത് ഒരു റിവൈസ്ഡ് ഉത്തരവ് നല്‍കണം.

ഇതിനായി ഫയല്‍ വ്യൂ ചെയ്യുക.

ഇവിടെ പെറ്റീഷന്‍ എന്ന പുതിയ ഒരു ടൈല്‍ വന്നിട്ടുണ്ടാകും

ഇവിടെയാണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യേണ്ടത്.

ഇവിടെ 2 ഓപ്ഷന്‍ കാണാം.

ഡി.ജി.ഇ.ക്ക് എഴുതുന്നതിന് ആദ്യ ഓപ്ഷന്‍ സെലക്റ്റ് ചെയ്യണം.

റിവൈസ് ചെയ്യുന്നതിന് രണ്ടാമത്തെ ഓപ്ഷന്‍ സെലക്റ്റ് ചെയ്യണം.

ഇവിടെ എങ്ങനെയാണ് റിവൈസ് ചെയ്യുന്നതെന്ന് നോക്കാം.

ഡിക്ലറേഷനില്‍ ടിക് മാര്‍ക്ക് ഇട്ട് സബ്മിറ്റ് ചെയ്യണം.

ഇനി ഫയല്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് അയക്കണം.

സെക്ഷന്‍ ക്ലര്‍ക്ക് ഹോം പേജിലെ Appointment Approval മെനു ആണ് എടുക്കേണ്ടത്.

‌ഇനി ഈ ഫയല്‍ തുറന്ന് Modification എന്ന ടൈല്‍ എടുക്കണം.

ഇവിടെ 3 ഭാഗങ്ങള്‍ കാണാവുന്നതാണ്.

1.മാനേജർ അപേക്ഷിച്ചത്‌

2.അപേക്ഷയിന്മേൽ അനുവദിച്ചത്

‌3.ഓഡിറ്റിന്മേലുള്ള തിരുത്തലുകൾ

ഇത് ശരിയാക്കണം.

ഇനി ഡ്രാഫ്റ്റില്‍ പുതിയ ഡ്രാഫ്റ്റ് വന്നിട്ടുണ്ടാകും

ഈ ഡ്രാഫ്റ്റ് എടുത്ത് എഡിറ്റ് ചെയ്ത് സേവ് ചെയ്ത് അംഗീകാരത്തിനായി എ.ഇ.ഒ.ക്ക് അയക്കണം.

എ.ഇ.ഒ.അപ്പോയിന്റമെന്റ് അപ്രൂവല്‍ ഡാഷ് ബോര്‍ഡ് ആണ് എടുക്കേണ്ടത്.

അവിടെ ഈ ഫയല്‍ വന്നിട്ടുണ്ടാകും.

ഇനി Modification എന്ന ടൈല്‍ നോക്കണം.

അവിടെ നടത്തിയ മാറ്റങ്ങള്‍ അംഗീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഇങ്ങനെ അപ്രൂവ് ചെയ്തതിനുശേഷം ഈ ഫയലിലെ ഡ്രാഫ്റ്റ് കൂടി അംഗീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഇപ്പോള്‍ നിയമന ഫയലില്‍ പ്രൊസീഡിങ്സ് ടൈലില്‍ 3 ഉത്തരവുകളും കാണാം.

1.റിവൈസ്ഡ് ഉത്തരവ്

2.ഡി.ഡി.ഇ.യുടെ ഉത്തരവ്

3.എ.ഇ.ഒ.ആദ്യം ഇറക്കിയ ഉത്തരവ്

ഇനി ഡി.ഡി.ഇ.യിലെ സെക്ഷനിലാണ് പണി.

അവിടെ ഈ ഫയല്‍ ഓപന്‍ ചെയ്യണം.

മോഡിഫിക്കേഷനും റിവൈസ്ഡ് പ്രൊസീഡിങ്സും കണ്ടതിനുശേഷം തടസ്സവാദം തീര്‍പ്പാക്കാവുന്നതാണെങ്കില്‍ നോട്ടെഴുതി സൂപ്രണ്ട് വഴി എ.ഒ.ക്ക് അയക്കുകയും എ.ഒ.ക്ക് തടസ്സവാദം ഒഴിവാക്കാവുന്നതുമാണ്.

ഇത്തരത്തില്‍ തടസ്സവാദം ഒഴിവാക്കിയത് സ്റ്റാറ്റസ് കാണിക്കും.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ഇനി ഡി.ജി.ഇക്ക് ക്യാന്‍സലേഷന് അയക്കുകയാണെങ്കില്‍ പെറ്റീഷന്‍ ടൂ ഡി.ജി.ഇ. എന്ന് സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് സെക്ഷന്‍ ഡി.ജി.ഇ.ക്ക് ഉള്ള അപ്പീല്‍ തയ്യാറാക്കി എ.ഇ.ഒ.ഈ അപ്പീല്‍ അംഗീകരിക്കുന്നതോടെ ഫയല്‍ ഡി.ജി.ഇ.യിലേക്ക് പോകുന്നു. ഇപ്പോള്‍ ഫയലിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് പെന്‍ഡിങ്ങ് ഇന്‍ ഡി.ജി.ഇ എന്ന് കാണിക്കും.

ഇവിടെ പെന്‍ഡിങ്ങ് ആയത് ഏത് സെക്ഷനിലാണ് (ഡി.ജി.ഇ.യിലെ ) എന്നും കാണിക്കും.

ഡി.ജി.ഇ.യിലെ മൊഡ്യൂള്‍ ഇപ്പോള്‍ പറയുന്നില്ല.

ഇനി ഇതില്‍ കൂടുതലായുള്ള കാര്യങ്ങള്‍

1.ബാദ്ധ്യത തിട്ടപ്പെടുത്തല്‍

2.നിയമനം റദ്ദാക്കല്‍

3.ബാദ്ധ്യത തിരിച്ചടവ്

അത് അടുത്ത ഘട്ടത്തില്‍ പറയാം.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ഇവിടെയുള്ള മറ്റൊരു കാര്യം പേഴ്സണല്‍ ഓഡിറ്റ് എന്നതാണ്

ഇത് എന്താണെന്ന് നോക്കാം.

ഒരു ഓഫീസര്‍ വിരമിച്ചു എന്ന് കരുതുക. അദ്ദേഹം സമന്വയയിലൂടെ നടത്തിയ നിയമനാംഗീകാരങ്ങളുടെ ഓഡിറ്റ് ഉടനെ നടത്തി എല്‍.സി/ എന്‍.എല്‍.സി അനുവദിക്കേണ്ടതുണ്ടെങ്കില്‍ ആ ഓഫീസറെ സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് അദ്ദേഹത്തിന്റെ ഫയലുകള്‍ ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനാണ് പേഴ്സണല്‍ ഓഡിറ്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.

ഓഫീസറുടെ പെന്‍ നമ്പര്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത് തെരയുകയാണ് ആദ്യം വേണ്ടത്.

ഇനി ആഡ് ചെയ്യണം.ആ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ എവിടെയെല്ലാം ജോലി ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ അത് എല്ലാം കാണിക്കും. എന്നാല്‍ ഈ ജില്ലയിലെ ഫയലുകള്‍ മാത്രമേ ഇവിടെ പരിശോധിക്കാനാകൂ

വലത് ഭാഗത്ത് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പേര് ആഡ് ചെയ്യപ്പെട്ടിരിക്കും.അവിടെ പെന്‍ നമ്പറില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ അവരുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ഫയലും കാണാം.

ഇതില്‍ എല്ലാ ഫയലും കാണാമെങ്കിലും ഈ ജില്ലയിലെ ഫയലുകള്‍ സെക്ഷനിലേക്ക് ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്.പന്നെയെല്ലാം മുമ്പ് പറഞ്ഞതുപോലെത്തന്നെ.

ഇനി ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പേഴ്സണല്‍ ഓഡിറ്റ് മെനുവില്‍ എന്താണ് കാണുന്നത് എന്ന് നോക്കാം.

ഇവിടെ ആ ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പേരിലുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളിലും ഓഡിറ്റഡ്, സെറ്റില്‍ഡ്, ലയബിലിറ്റി എന്നിവയെല്ലാം കാണാനാകും.

ഇനി ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ വിരമിക്കുന്നതിനുമുമ്പ് ഓഡിറ്റ് നടത്തുന്നതിന് അപേക്ഷ അയക്കാന്‍ കഴിയും. ഇതിനായി ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പ്രൊഫൈലില്‍ പോയി

Service Details എന്ന ടാബില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.അവിടെ ഒരു ടിക്ക് മാര്‍ക്ക് നല്‍കി സെന്‍ഡ് ചെയ്യുക.‌

അപേക്ഷ നല്‍കിയാല്‍ അത് കാണാം.

ഇപ്പോള്‍ എ.ഒ.യുടെ പേഴ്സണല്‍ ഓഡിറ്റില്‍ റിക്വസ്റ്റ് വന്നതായി കാണാം.‌

അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആ ഉദ്യോഗസ്ഥനെ ആഡ് ചെയ്യാം

ഈ ഉദ്യോഗസ്ഥനേയും നേരത്തെപ്പോലെ ആഡ് ചെയ്ത് ഫയല്‍ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുക.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ഡി.ഇ.ഓ.യുടെ അപ്പീല്‍ ഓഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഇതുപോലെത്തന്നെയാണ്.

എ.ഒ.ലോഗിന്‍ ചെയ്ത് ഓഡി‌റ്റ് ഡാഷ് ബോര്‍ഡില്‍ റിപ്പോസിറ്ററി എടുത്ത് ഫയല്‍ സെലക്റ്റ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ ഡി.ഇ.ഒ.അപ്പീല്‍ എന്ന് സെലക്റ്റ് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.

മറ്റ നടപടിക്രമങ്ങളെല്ലാം മുമ്പ് പറഞ്ഞതുപോലെത്തന്നെ