PFMS-MDM-A HELP FILE FOR SCHOOLS

 PFMS

(തീർത്തും അനൗദ്യോഗികം.റഫറൻസിന് മാത്രം-അധികാരികളുടെ നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക)

Public Financial Management System എന്നതിന്റെ ചുരുക്കമാണ് PFMS.കേന്ദ്രാവിഷ്കൃത പദ്ധതികളുടെ ഫണ്ട് വിനിയോഗം മോണിറ്റർ ചെയ്യുന്നതിന് ഉള്ള ഒരു ഓൺലൈൻ സംവിധാനമാണ് PFMS.കേന്ദ്രവും സംസ്ഥാന ഗവൺമെന്റും നിശ്ചിത ശതമാനം വീതം ഫണ്ട് വകയിരുത്തി നടപ്പാക്കുന്ന പദ്ധതികളാണ് കേന്ദ്രാവിഷ്കൃത പദ്ധതികൾ.(Centrally Sponsored Scheme -CSS) എന്നാണ് ഈ പദ്ധതികൾ അറിയപ്പെടുന്നത്.കേരളത്തിൽ തന്നെ വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പിനുകീഴിൽ ഉച്ച ഭക്ഷണ പദ്ധതി, സർവ്വശിക്ഷാ കേരളം (SSK) തുടങ്ങിയവ ഇതിന് ഉദാഹരണങ്ങളാണ്. ഇത്തരം പദ്ധതികളുടെ ഫണ്ട് വിനിയോഗം സർക്കാർ തലത്തിൽ മോണിറ്റർ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സംവിധാനമാണ്  PFMS.ഇത് NIC നിർമ്മിച്ച ഒരു വെബ് ആപ്ലിക്കേഷനാണ്. എന്നാൽ ഏതൊരു പദ്ധതിയുടെയും സാമ്പത്തിക കാര്യങ്ങൾ (ഫണ്ട് കൈകാര്യം) ചെയ്യുന്നത് ബാങ്ക് എക്കൗണ്ട് മുഖേനയാണ് എന്നതിനാൽ PFMS ൽ വരുന്ന ഓരോ സംസ്ഥാനത്തെയും ഓരോ പദ്ധതിയും അതത് സംസ്ഥാന സർക്കാരിന്റെ നിർവ്വഹണ ഏജൻസികൾ യോഗ്യമാണെന്ന് കണ്ടെത്തുന്ന ബാങ്കിനെ ഏൽപിക്കുന്നു. ഇവിടെ സ്കൂൾ ഉച്ച ഭക്ഷണ പദ്ധതിയുടെ സംസ്ഥാന നോഡൽ ഏജൻസിയായ പൊതു വിദ്യാഭ്യാസ ഡയറക്റ്റർ ഈ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾ കാനറാ ബാങ്കിനെയാണ് ഏൽപ്പിച്ചിട്ടുള്ളത്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ പദ്ധതിയുടെ നടത്തിപ്പുകാരായ എ.ഇ.ഒ, സ്കൂൾ അധികൃതർ എന്നിവർക്ക് നേരിട്ട് PFMS സൈറ്റിനെ ആശ്രയിക്കേണ്ടിവരുന്നില്ല. പകരം PFMS കൈകാര്യം ചെയ്യാനായി കാനറാ ബാങ്ക് ഡെവലപ്പ് ചെയ്ത ആപ്ലിക്കേഷൻ (ഓൺലൈൻ സോഫ്റ്റ് വെയർ) ആണ് ഉപയോഗിക്കുന്നത്.ഇത് ഉപയോഗിക്കുന്നത് സംബന്ധിച്ച് കൃത്യമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ വരും ദിവസങ്ങളിൽ ലഭ്യമാകുന്നതായിരിക്കും.

സ്കൂളുകൾ നിലവിൽ ബിംസ് വഴിയാണ് ഉച്ച ഭക്ഷണ പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചെലവുകൾക്കുള്ള തുക കാഷ് ചെയ്യുന്നത്. ഈ സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറുന്നതോടെ ബിംസ് സംവിധാനത്തിലൂടെയുള്ള അലോട്ട്മെന്റ് സംവിധാനം ഇല്ലാതാകും. 

ഈ സംവിധാനത്തിലേക്ക് മാറുന്നതിനായി ഓരോ തലത്തിലും യൂസർ ക്രിയേഷൻ നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിന്റെ ക്രമം താഴെ പറയുന്ന തരത്തിലാണ്.

DGE→DDE→AEO→SCHOOLS

സ്കൂളുകളെ സംബന്ധിച്ച യൂസർ ഐ.ഡി, പാസ് വേഡ് എന്നിവ അതാത് എ.ഇ.ഒ.യിൽ നിന്നും ലഭിക്കുന്നതാണ്.

ഈ സംവിധാനത്തിൽ ഒരു മേക്കർ ഒരു ചെക്കർ ഒരു അഡ്മിൻ എന്നിങ്ങനെ 3 തരം യൂസർമാർ വരുന്നുണ്ട്. സ്കൂളുകളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം മേക്കർ എന്നത് ഒരു അദ്ധ്യാപകൻ, ചെക്കർ  പ്രധാനാദ്ധ്യാപകൻ ആണ്.Admin ഇല്ല.

യൂസർ ക്രിയേഷനായി എ.ഇ.ഒ.യിൽ നിന്നും ഒരു ഫോം ലഭിക്കുന്നതാണ്. അത് ഫിൽ ചെയ്യണം.ഈ ഫോമിൽ വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങളാണ് വേണ്ടത്. അതായത് ചെക്കർക്കായി പ്രധാനാദ്ധ്യാപകന്റെ വിവരങ്ങൾ നൽകുമ്പോൾ പ്രധാനാദ്ധ്യാപകന്റെ പേര്, വ്യക്തിഗത മെയിൽ, സ്വന്തം മൊബൈൽ, എന്നിവയാണ് നൽകേണ്ടത്.അതുപോലെ മേക്കർ യൂസർക്ക് ആ അദ്ധ്യാപകന്റെയും.

യുണീക്ക് ഏജൻസി കോഡ് എ.ഇ.ഒ.യിൽ ലഭ്യമാണ്. എക്കൗണ്ട് നമ്പർ എന്നത് ഇപ്പോൾ തുടങ്ങിയ കാനറാ ബാങ്കിന്റെ PFMS എക്കൗണ്ട് നമ്പറും.

ഈ വിവരങ്ങൾ നൽകിയാൽ എ.ഇ.ഒ.യിൽ സ്കൂൾ യൂസർമാരെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യും. നിങ്ങൾ നൽകിയ ഇ-മെയിൽ ആണ് യൂസർ ഐ.ഡി, പാസ് വേഡ് ഇ-മെയിലിലേക്ക് വരുന്നതാണ്.അതിനാലാണ് വ്യക്തിഗത മെയിൽ തന്നെ നൽകണം എല്ലാവരും ഉപയോഗിക്കുന്ന സ്കൂൾ  മെയിൽ ഐ.ഡി.പോലുള്ളത് നൽകരുത് എന്ന് പറയുന്നത്.

ഇനി PFMS എക്കൗണ്ട് എന്താണെന്ന് നോക്കാം. ഇത് ഒരു പ്രത്യേക കാര്യത്തിനായി ഉപയോഗിക്കുന്ന Zero Balance Subsidiary Account ആണ്. ഈ എക്കൗണ്ടിലൂടെ ക്യാഷ് ട്രാൻസാക്ഷൻ നടത്താൻ കഴിയില്ല.സ്കൂളിന് ലഭിക്കുന്ന മറ്റ് ഫണ്ടുകളോ സംഭാവനകളോ ഇതിലേക്ക് വരരുത് (മറ്റാർക്കും എക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങൾ നൽകരുത് എന്നർത്ഥം).ഇതിലേക്ക് സംസഥാനതലത്തിൽ വരുന്ന ഫണ്ട് മാത്രമേ എടുക്കാൻ കഴിയൂ. അതു തന്നെ എപ്പോഴും തിരിച്ചെടുക്കാനും കഴിയും എന്നതിനാൽ മറ്റ് ഫണ്ടുകൾ വന്നാൽ പ്രശ്നമാണ്.

ഇനി ഇത് എങ്ങിനെ കൈകാര്യം ചെയ്യുമെന്ന് നോക്കാം.

ഇത് ശരിക്കും ഒരു നെറ്റ് ബാങ്കിങ്ങ് അപ്ലിക്കേഷൻ പോലെയാണ്. നിങ്ങൾ നെറ്റ് ബാങ്കിങ്ങ് ഉപയോഗിക്കുന്നെങ്കിൽ കാര്യമായ വത്യാസമില്ല.കച്ചവടക്കാരൻ നൽകുന്ന ബില്ലുകൾ സ്കാൻ ചെയ്ത് കയറ്റേണ്ടതില്ല. ഡി.ജി.ഇ.യിൽ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന തുകയിൽ നിലവിലെ നിയമപ്രകാരം അനുവദിച്ച തുക നേരിട്ട് അതാത് കച്ചവടക്കാരന്റെ എക്കൗണ്ടിലേക്ക് എത്തുന്നു എന്ന് മാത്രം.

ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സാങ്കേതികമല്ലാത്ത കാര്യങ്ങൾ ഇവിടെ പരാമർശിക്കുന്നില്ല. ആയതിന് നിർദ്ദേശങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നതാണ്.

അപ്ലിക്കേഷൻ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം എന്ന് മാത്രമാണ് പറയുന്നത്.

കാനറാ ബാങ്കിന്റെ വെബ് ആപ്ലിക്കേഷൻ എടുക്കണം.

https://gbiz.canarabank.in/CSSWebPortal/AdminModule/AdminLogin.aspx

എന്നതാണ് സൈറ്റ്

ആദ്യം മേക്കർ ആണ് ലോഗിൻ ചെയ്യേണ്ടത്. 

യൂസർ ഐ.ഡി.എന്നത് മേക്കറുടെ ഇ-മെയിൽ. പാസ് വേഡ് മെയിലിലേക്ക് വന്നത്. കാപ്ച എന്നിവ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക

യൂസർ ഐ.ഡി.യും പാസ് വേഡും എല്ലാം ശരിയാണെങ്കിൽ മൊബൈലിലേക്കും മെയിലിലേക്കും ഒ.ടി.പി.വരും.ഈ ഒ.ടി.പി. ടൈപ്പ് ചെയ്തുവേണം മുന്നോട്ട് പോകാൻ

വാലിഡേറ്റ് ഒ.ടി.പി. നൽകി. ലോഗിൻ ചെയ്യുക.

ഇതാണ് ഹോം  പേജ്.

ഇവിടെ സ്കൂളിന് അനുവദിച്ചതുക(ബിംസിലേതുപോലെ തന്നെ-ഇത് മുഴുവൻ ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് അർത്ഥമില്ല-അതാത് കാലത്തെ നിയമപ്രകാരം അനുവദിക്കുന്നത് എടുക്കാം)

ഇതുവരെ ചെലവാക്കിയ തുക

ഇനിയും ബാക്കിയുള്ള തുക എന്നിവ കാണാം

നമ്മുടെ ബാങ്ക് എക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങളും താഴെ കാണാം. 

VENDOR CREATION

ഇനി ഇവിടെ ചെയ്യാനുള്ളത്  വെൻഡറെ ക്രിയേറ്റ് ചെയ്യുക എന്നതാണ്.സാങ്കേതികമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന 2 പദങ്ങളാണ് വെൻഡറും ബെനിഫിഷ്യറിയും. ഇത് തമ്മിൽ വത്യാസമുണ്ട്. ഒരു സേവനം നൽകി അതിന്റെ കൂലി/വേതനം കൈപ്പറ്റുന്ന എല്ലാവരും വെൻഡർമാരാണ്. ഒരു തരത്തിലുമുള്ള ജോലിയും ചെയ്യാതെ ഗുണം അനുഭവിക്കുന്നവരാണ് ബെനിഫിഷ്യറി. ഇവിടെ ഉച്ചഭക്ഷണ പദ്ധതിയെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം കുട്ടികൾ മാത്രമാണ് ബെനിഫിഷ്യറി.പാചകതൊഴിലാളിയും, കയറ്റിറക്ക് തൊഴിലാളിയും, വണ്ടി ഓടിക്കുന്ന ആളും കച്ചവടക്കാരുമെല്ലാം വെൻഡർമാരാണ്.നിലവിൽ കുട്ടികൾക്ക് നേരിട്ട് പണം കൊടുക്കാത്തതിനാൽ ബെനിഫിഷ്യറിയെ ആഡ് ചെയ്യേണ്ടിവരുന്നില്ല.എല്ലാം വെൻഡർമാരാണ്.

അതിനാൽ ആദ്യം ചെയ്യേണ്ടത് വെൻഡറെ ആഡ് ചെയ്യണം.

ഇതിനായി Payments-Vendor-Vendor Registration എന്ന മെനു ആണ് എടുക്കേണ്ടത്.

Select Scheme  എന്നിടത്ത് Mid Day Meal സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക ഫെച്ച് എന്ന് നൽകിയാൽ താഴെ ഇപ്പോൾ ഉള്ള വെൻഡർമാരെയും ഇനി ആഡ് ചെയ്യാനും ഉള്ള ഓപ്ഷൻ കാണാം

Add New Vendor ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

കടക്കാരന്റെ ബാങ്ക് എക്കൗണ്ട് നമ്പർ, IFSC Code, Name in Bank Account ,Phone തുടങ്ങിയവ നിർബന്ധവും ശരിയുമായിരിക്കണം.വെൻഡറുടെ എക്കൗണ്ട് കാനറാ ബാങ്കിൽ തന്നെ ആയിരിക്കണം  എന്നില്ല. ഏത് ബാങ്കിലുമാകാം.വെൻഡറെ ആഡ് ചെയ്താലും ബാങ്ക് പരിശോധിച്ച് മാത്രമേ അപ്രൂവ് ചെയ്യൂ എന്നതിനാൽ ബാങ്ക് എക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങൾ പാസ് ബുക്ക് കോപ്പി വാങ്ങി പൂരിപ്പിക്കുകയാകും നല്ലത്. 48 മണിക്കൂറിനകമേ വെൻഡറെ ബാങ്ക് അപ്രൂവ് ചെയ്യൂ. ഈ സമയം കഴിഞ്ഞ് നിരസിച്ചാൽ വീണ്ടും അടുത്തത് എൻട്രി നടത്തി 48 മണിക്കൂർ കഴിയും.ഇത് ഒരു ഒറ്റത്തവണ പ്രവർത്തനമാണ് എന്ന് ഓർക്കുക

കമേഴ്സ്യൽ എന്നത് മാറ്റിയാൽ ജി.എസ്.ടി.പോലുള്ളത് ചേർക്കേണ്ടിവരില്ല(സാധാരണ കടക്കാരുടെ കാര്യത്തിൽ)

എല്ലാം പൂരിപ്പിച്ച് Add Vendor കൊടുക്കുക

ഇനി ഇത് ചെക്കർ/പ്രധാനാദ്ധ്യാപകൻ അപ്രൂവ് ചെയ്താലേ ബാങ്കിലേക്ക് പോകൂ.

അത് നമുക്ക് ചെക്കർ ലോഗിൻ നോക്കുമ്പോൾ പരിശോധിക്കാം

ഇനി നമുക്ക് വെൻഡറിനെ ആഡ് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാൽ അടുത്ത സ്റ്റെപ്പ് പേമെന്റ് നടത്തുക എന്നതാണ്.

INITIALISE PAYMENTS TO VENDOR

ഇത് എങ്ങിനെ ചെയ്യുമെന്ന് നോക്കാം.

 Payment-Payment File-Initiate Payment എന്ന മെനു ആണ് നൽകേണ്ടത്.

ഇവിടെ ഓർഡർ നമ്പർ എന്നത് ഓട്ടോമാറ്റിക്ക് ആയി വരും. മറ്റ് വിവരങ്ങൾ ഡിഫാൾട്ട് ആണ്. സാമ്പത്തിക വർഷം എന്നിടത്ത് സാമ്പത്തിക വർഷം അവസാനിക്കുന്ന മാർച്ച് മാസം വരുന്ന വർഷമാണ് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത്. ഇപ്പോൾ 2024.

മറ്റ് വിവരങ്ങളും മുകളിൽ കാണുന്ന രീതിയിൽ ചെയ്ത് വെൻഡറെ സെലക്റ്റ് ചെയ്യാം

Payment-Payment File-Add Beneficiary/Vendor Details എന്നതിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

നേരത്തെ ജനറേറ്റ് ചെയ്ത ഓർഡർ വരും അത് Select ചെയ്ത് Fetch ചെയ്യുക

ഇങ്ങനെ ചെയ്ത് വെൻഡറെ Fetch ചെയ്യണം

Select Vendor -Fetchക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

Fetch ബട്ടണി്നടുത്തുള്ള Find Vendor ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ പേര്, ഫോൺ , തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങൾ വെച്ച് സെർച്ച് ചെയ്യാനുമാകും

വെൻഡറെ ചേർത്താൽ Component സെലക്റ്റ് ചെയ്യണം

ഉച്ച ഭക്ഷണ പദ്ധതിയെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം സ്കൂളിനെ സംബന്ധിച്ച Component പാചകചെലവ് മാത്രമാണ്.(നിലവിൽ)

മറ്റ് (പാചകതൊഴിലാളി വേതനം , അരിയുടെ വില തുടങ്ങിയവ സ്കൂൂളുകൾക്ക് ബാധകമല്ല)

അത് സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക

ഇനി തുക ചേർക്കുക.Payee Type  എന്നതിൽ Revenue, Capital എന്ന് 2 ഓപ്ഷൻ കാണാം. ചെലവുകൾ എല്ലാം Revenue ആണ് എന്നാൽ എന്തെങ്കിലും മുതൽ(പാത്രം/അടുക്കള/സ്റ്റൗ) വാങ്ങാൻ അനുവദിച്ചാൽCapital . ഇവിടെRevenue.

തുക ചേർത്ത് Add Vendor ചെയ്യുക. ഒന്നിലധികം വെൻഡർമാരുടെ തുക ഇത്തരത്തിൽ പേമെന്റ് ഫയലിൽ ഉൾപ്പെടുത്താം. (പേമെന്റ് ഫയൽ എന്നത് ഒരു ചെക്ക് പോലെയാണ്. ഒരു ചെക്കിൽ ഒന്നിലധികം കടക്കാരുടെ എക്കൗണ്ടിലേക്ക് ട്രാൻസ്ഫർ ചെയ്യുന്നതുപോലെ)

ഇങ്ങനെ എല്ലാം ചെയ്ത് താഴെ 

Bank Advice എന്നത് സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് Initiate Payment File ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

മേക്കറുടെ ജോലി കഴിഞ്ഞു

ഇനി ഇതിലെ റിപ്പോർട്ട് എന്ന മെനു എല്ലാവർക്കും ഒരേ പോലെ ലഭിക്കും

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ഇനി ചെക്കർ 

Approve Vendor

ആദ്യം മേക്കർ ഉണ്ടാക്കിയ വെൻഡറെ അപ്രൂവ് ചെയ്യണം

Approve-Payment-Vendor എന്ന മെനു എടുക്കുക

മേക്കർ ഉണ്ടാക്കിയ വെൻഡറെ കാണാം. സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് അപ്രൂവ് ചെയ്യുക.

Approve Payment

ഇനി നേരത്തെ ഉണ്ടാക്കിയ പേമെന്റ് ഫയൽ അപ്രൂവ് ചെയ്യുക എന്നതാണ്.

ഇതിനായി Approve-Payment-Approve Payment സെലക്റ്റ് ചെയ്യുക.

സെലക്റ്റ് ചെയ്ത് അപ്രൂവ് ചെയ്യുക. തെറ്റാണെങ്കിൽ നിരസിക്കാം

Approve and Generate Advice ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

അടുത്ത സ്റ്റെപ്പ് പേമെന്റ് അഡ്വൈസ് എടുക്കുക എന്നതാണ്.

ഇതിനായി Approve-Payment-Generate PPA എന്ന് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

തുടർന്ന് ഇടത് ഭാഗത്ത് കാണുന്ന അഡ്വൈസ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

തുടർന്ന് വരുന്ന അഡ്വൈസ് പ്രിൻ്റ് എടുത്ത് പ്രധാനാദ്ധ്യാപകൻ ഒപ്പിട്ട് ബാങ്കിൽ നൽകുക

ഒരു PPA എടുത്ത് 10 ദിവസത്തിനകം ബാങ്കിൽ നൽകിയില്ലെങ്കിൽ ഓട്ടോമാറ്റിക്കായി ആ PPA ഇൻവാലിഡ് ആകും. മറ്റൊരു PPA എടുക്കേണ്ടിവരും

(ഇതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫോൺ വിളികൾ ദയവായി ഒഴിവാക്കുക)